Cara Menggunakan Microsoft Outlook untuk Manajemen Proyek atau Tim

Ada banyak aplikasi di luar sana untuk mengelola proyek dan tim, mulai dari Papan Kanban hingga aplikasi kolaborasi. Jika Anda sudah menggunakan Microsoft Office, Anda dapat memanfaatkan banyak fitur bawaan untuk menjaga diri Anda dan tim tetap terorganisir di Outlook.

Anda dapat memberi kode warna pada email dan mengubah pesan menjadi tugas saat perencanaan proyek. Jika Anda bekerja dengan tim, Anda dapat membuat dan menetapkan tugas serta menyiapkan grup. Untuk menggunakan fitur-fitur ini bersama dengan fitur lainnya, berikut beberapa saran, tips, dan langkah-langkah untuk menggunakan Microsoft Outlook sebagai alat manajemen proyek.

Kategorikan Email Masuk

Salah satu fitur paling sederhana namun bermanfaat yang dapat Anda gunakan saat mengelola proyek adalah memberi kode warna pada email Anda. Setelah Anda mengatur kategori Outlook, Anda dapat menetapkannya ke email yang membuatnya menonjol di kotak masuk Anda. Selain itu, Anda dapat membuat aturan untuk menetapkan kategori secara otomatis jika Anda mau.

Anda dapat membuat kategori berdasarkan kategori yang paling masuk akal. Beberapa saran menyertakan kategori untuk setiap proyek, klien, atau departemen.

Buka tab BerandaOutlook dan buka menu Kategorikandi grup Tag. Lalu, pilih Semua Kategori.

Anda akan melihat beberapa kategori siap pakai yang hanya berupa warna sebagai nama kategori. Anda dapat mengedit salah satunya untuk menggunakan nama yang lebih bermakna. Pilih kategori, pilih Ganti namadi sebelah kanan, masukkan nama baru, dan gunakan Enteruntuk menyimpannya.

Untuk membuat kategori baru, pilih Barudi sebelah kanan. Masukkan nama, pilih warna, tambahkan tombol pintasan jika diinginkan, dan gunakan OKuntuk menyimpannya.

Untuk menetapkan kategori pada email, lakukan salah satu hal berikut:

Pilih Kategorikanpada tab Berandadan pilih salah satu yang ingin Anda gunakan.

Klik kanan, pindah ke Kategorikan, dan pilih salah satu di menu pop-out.

Anda kemudian akan melihat kategori di samping email di kotak masuk Anda dan juga di atas pesan di jendelanya sendiri.

Ubah Email Menjadi Tugas

Cara yang sangat berguna untuk mengelola proyek di Outlook adalah dengan mengubah email menjadi tugas. Anda mungkin menerima permintaan untuk memperbarui status proyek bagi pemangku kepentingan Anda atau mengirim dokumen ke anggota tim. Dengan menempatkan pesan itu di daftar tugas Anda, Anda akan dapat menyelesaikannya dengan mudah..

Untuk mengubah email menjadi tugas dengan cepat, cukup lakukan salah satu hal berikut:

Klik kanan pesan di kotak masuk Anda, turun ke Pindahkan, dan pilih folder tugas di menu pop-out.

Di jendela pesan, pilih Pindahkandi pita dan gunakan menu tarik-turun Pindahkanuntuk memilih folder tugas.

Seret pesan dari kotak masuk Anda ke ikon Tugasdi navigasi sebelah kiri.

Untuk opsi tambahan saat mengubah email menjadi tugas, Anda dapat menggunakan metode berikutnya.

Tahan tombol kanan mouse saat memilih email lalu seret ke ikon Tugasdi sebelah kiri dan lepaskan.

Anda akan melihat opsi muncul untuk menyalin email sebagai tugas dengan teks, menyalinnya sebagai tugas dengan email sebagai lampiran, atau memindahkan email sebagai tugas dengan lampiran.

Pilih salah satu opsi tersebut dan Anda sudah siap. Anda juga dapat memilih Bataljika Anda berubah pikiran.

Kemudian, pilih ikon Outlook Tasks kapan saja untuk melihat daftar tugas Anda.

Membuat dan Menetapkan Tugas

Selain mengubah email menjadi tugas, Anda juga dapat membuat tugas dan menugaskannya di Outlook. Hal ini berguna jika Anda memutuskan untuk mendelegasikan suatu tugas daripada menanganinya sendiri atau jika Anda ingin menerima laporan status untuk tugas tersebut yang dapat dikirim dengan sekali klik.

Pilih ikon Tugasdi sebelah kiri atau Item Baru>Tugasdi tab Berandadan buat tugas baru seperti biasanya. Alternatifnya, Anda dapat menggunakan langkah-langkah di atas untuk mengubah email menjadi tugas.

Lengkapi semua detail tugas termasuk Subjek, Tanggal Mulai dan Jatuh Tempo, Prioritas, dan detailnya. Jika Anda sudah siap, buka tab Tugasdan pilih Tetapkan Tugasdi bagian Kelola Tugas pada pita.

Ini menyegarkan jendela tugas untuk menyertakan baris Ke untuk menambahkan penerima tugas. Masukkan nama atau alamat emailnya atau gunakan tombol Kepadauntuk memilihnya dari buku alamat Anda.

.

Secara opsional, Anda dapat mencentang kotak untuk menyimpan salinan tugas yang diperbarui dalam daftar Anda dan menerima laporan status ketika tugas selesai.

Setelah semuanya selesai, pilih Kirimuntuk mengirim tugas ke penerima tugas.

Ketika mereka menerima tugas melalui email, mereka cukup menambahkannya ke daftar tugas mereka sendiri.

Mereka dapat menggunakan kolom Statusdan Persen Selesaipada tugas saat mereka menyelesaikannya dan dapat memilih Kirim Laporan Statusdi Tabuntuk memberi Anda status terkini melalui email.

Siapkan Grup Kontak

Saat Anda bekerja dengan tim, membuat daftar distribusi, atau grup kontak, menghemat waktu Anda. Daripada menambahkan setiap anggota tim ke email, acara kalender, atau tugas, Anda cukup menambahkan grup.

Pilih ikon Orangdi navigasi sebelah kiri.

Buka tab Berandadan pilih Grup Kontak Barudi bagian Baru pada pita.

Masukkan nama grup di bagian atas. Lalu, pilih Tambahkan Anggotadi bagian anggota dan pilih Dari Kontak Outlook, Dari Buku Alamat, atau Kontak Email Baru.

Dengan dua opsi pertama, jendela baru akan muncul dan Anda dapat memilih kontak dan menggunakan tombol Anggotauntuk menambahkannya. Lanjutkan proses ini hingga Anda memiliki semua anggota dan pilih OKuntuk menyimpan.

Anda kemudian akan melihat anggota grup Anda terdaftar dan dapat menambahkan lebih banyak jika perlu. Pilih Simpan & Tutupuntuk menyelesaikan proses dan menyimpan grup.

Untuk menggunakan grup yang Anda buat di baris alamat email atau sebagai undangan acara, mulailah mengetikkan nama grup dan pilih dari saran atau gunakan tombol Kepadauntuk mencari dan pilih grup.

Berbagi Kalender

Meskipun Anda bisa mengatur kalender grup tertentu di Outlook, Anda mungkin ingin bagikan kalender Anda sendiri saja. Hal ini berguna bagi anggota tim yang bertindak sebagai cadangan atau rekan pengelola proyek Anda.

Pilih ikon Kalenderdi sebelah kiri lalu pilih kalender menggunakan Panel Folder..

Buka tab Berandadan pilih Bagikan Kalenderdi grup Kelola Kalender. Pilih kalender.

Pada tab Izin, gunakan tombol Tambahkanuntuk memilih kontak yang ingin diajak berbagi.

Temukan kontak, pilih Tambahkan, dan pilih OK. Lalu, pilih Can Viewatau Can Editbergantung pada izin yang ingin Anda izinkan.

Pilih Terapkanlalu OKuntuk membagikan kalender Anda.

Penerima Anda akan menerima email bahwa Anda berbagi kalender dengan mereka. Mereka dapat menerima untuk melihat kalender Anda di daftar kalender Outlook mereka.

Kelola Folder Anda

Folder di Outlook sama seperti yang Anda gunakan di komputer; mereka memberi Anda cara sederhana untuk mengatur item Anda. Anda memiliki beberapa cara hebat untuk mengelola folder Outlook untuk proyek atau tim Anda.

Buka Panel Folderdi sisi kiri kotak masuk Anda. Anda kemudian dapat memperluas akun, jika Anda memiliki lebih dari satu, untuk melihat semua folder di dalamnya.

Buat Folder atau Subfolder Induk Baru

Pertimbangkan membuat folder untuk setiap proyek atau satu untuk setiap klien atau anggota tim agar semuanya tetap teratur.

Klik kanan akun atau folder saat ini, pilih Folder Baru, dan beri nama.

Urutkan Subfolder Anda

Jika Anda memiliki folder induk dengan banyak subfolder, Anda dapat menemukan subfolder yang diperlukan dengan cepat dengan mengurutkannya. Klik kanan folder induk dan pilih Urutkan Subfolder A ke Z.

Tambahkan Folder ke Favorit

Bagian Favoritterletak di bagian atas Panel Folder Anda. Saat Anda menciutkan panel itu, Anda dapat melihat Favorit Anda di bilah sebelah kiri. Kedua hal ini memberi Anda akses cepat ke folder yang sering digunakan.

Klik kanan folder dan pilih Tambahkan ke Favoritatau seret folder ke bagian Favorit di bagian atas Panel Folder.

Tampilkan Jumlah Item yang Belum Dibaca

Anda dapat menampilkan jumlah total item yang belum dibaca untuk sebuah folder tepat di folder tersebut di panel. Ini berguna jika Anda mengirim email ke folder secara otomatis karena Anda dapat melihat pesan baru dengan cepat..

Klik kanan folder dan pilih Properti.

Buka tab Umumdan pilih Tampilkan jumlah item yang belum dibaca.

Pilih Terapkandan OKuntuk menyimpan perubahan.

Jika Anda lebih suka melihat semua item, pilih Tampilkan jumlah total item.

Mengotomatiskan Tindakan Umum

Seperti disebutkan di atas, Anda dapat melakukan tindakan otomatis di Outlook. Ini termasuk memindahkan email ke folder, meneruskan pesan, dan menandai item dengan kepentingan. Masing-masing hal ini tidak hanya dapat membantu Anda terus memantau kotak masuk Anda, tetapi juga proyek atau tim Anda.

Buat Aturan Outlook

Kami memiliki panduan lengkap untuk membuat aturan di Outlook di Windows, Mac, dan web yang dapat Anda lihat, jadi di sini, kita akan melihat satu contoh yang berguna untuk manajemen proyek. Anda dapat secara otomatis memindahkan email ke folder seperti yang disebutkan di atas. Selain itu, daripada membuat aturan dari awal, Anda dapat mendasarkannya pada email yang Anda terima.

Pilih email dan klik kanan, pindah ke Aturan, dan pilih Buat Aturanatau pilih Aturandi Berandatab dan pilih Buat Aturan.

Anda akan melihat ketentuan dasar untuk email di bagian atas. Anda dapat mendasarkan aturan pada pengirim, subjek, atau cara alamatnya. Pilih satu atau beberapa ketentuan yang ingin Anda gunakan.

Di area Lakukan hal berikut, centang kotak Pindahkan item ke folder. Kemudian, gunakan tombol Pilih Folderuntuk memilih folder.

Pilih OKsetelah Anda selesai dan aturan baru Anda siap dijalankan. Setiap kali email masuk berdasarkan kondisi yang Anda pilih, email tersebut akan otomatis berpindah ke folder pilihan Anda.

Buat Langkah Cepat

Alat otomatisasi hebat lainnya di Outlook disebut Langkah Cepat. Dengan Langkah Cepat, Anda dapat melakukan tindakan pada email dengan satu klik. Seperti yang bisa Anda bayangkan, ini sangat menghemat waktu.

Anda dapat mengatur Langkah Cepat untuk hal-hal seperti memindahkan, mengkategorikan, atau meneruskan email. Sebagai contoh, kami akan menyiapkan Langkah Cepat untuk menandai email untuk ditindaklanjuti besok..

Buka tab Berandadan pilih panah Lainnya(panah bawah) di kotak Langkah Cepat. Pilih Langkah Cepat Baru>Kustom.

Di kotak Edit Langkah Cepat, beri nama di bagian atas. Lalu, buka menu tarik-turun Pilih Tindakandan pilih Tandai Pesan.

Di menu tarik-turun berikutnya, pilih Besok. Anda dapat memilih opsi lain seperti Hari Ini atau Minggu Depan atau jika Anda mau.

Pilih Selesaiuntuk menyimpan Langkah Cepat.

Untuk menggunakan Langkah Cepat, pilih email, buka tab Beranda, dan pilih email di kotak Langkah Cepatatau klik kanan, pindah ke Langkah Cepat, dan pilih di menu pop-out.

Itu saja. Anda baru saja menandai email untuk ditindaklanjuti besok hanya dengan satu klik.

Semoga saran ini membantu Anda mengelola proyek baru berikutnya atau bahkan tim Anda di Outlook. Untuk informasi lebih lanjut, lihat cara menambahkan Microsoft Teams ke Outlook untuk cara yang lebih sederhana untuk bergabung atau menjadwalkan rapat.

.

Pos terkait: