Apakah Anda mencari cara mudah untuk berbagi kalender di Microsoft Outlook? Baik Anda sedang mengerjakan proyek tim atau perlu berkoordinasi dengan orang lain, panduan ini akan menunjukkan cara melakukannya. Kami akan mengajari Anda cara berbagi kalender di Outlook menggunakan Outlook versi desktop dan web. Dan sebagai bonus, Anda akan mendapatkan tips tentang cara mengelola izin kalender Anda.
Cara Berbagi Kalender Outlook Menggunakan Aplikasi Windows
Berbagi kalender akan sangat mudah jika Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk Windows. Ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka Outlook di PC Windows Anda.
2. Temukan ikon Kalenderdi sudut kiri bawah.
3. Di tab Berandapilih Bagikan Kalenderdi sisi kanan atas toolbar.
4. Outlook akan memberi Anda daftar kalender yang dapat dibagikan. Ingatlah bahwa tidak semua kalender yang Anda konfigurasi di Outlook dapat dibagikan.
5. Klik kalender yang ingin Anda bagikan untuk memilihnya.
6. Kotak dialog baru akan terbuka dengan properti kalender. Pilih Tambahkanuntuk menambahkan pengguna.
7. Dari daftar kontak (biasanya buku alamat Anda) pilih dengan siapa Anda akan berbagi kalender. Mulailah mengetikkan nama orang tersebut, dan Outlook akan mengisi alamat emailnya.
8. Orang yang ditambahkan akan memiliki tingkat izin berbagi default. Anda sekarang dapat memilihnya satu per satu dan mengubah tingkat aksesnya sesuai keinginan Anda.
Cara Berbagi Kalender Outlook di Situs Web
Anda masih dapat berbagi kalender menggunakan situs web Outlook jika Anda menggunakan perangkat tanpa aplikasi Microsoft Outlook. Begini caranya:
1. Buka peramban web pilihan Anda dan ketik Outlook.live.com di bilah alamat. Masuk dengan kredensial Anda.
2. Pilih ikon Kalender di menu sebelah kiri.
3. Pilih kalender yang ingin Anda bagikan dan klik kanan kalender tersebut.
4. Jika kalender khusus ini dapat dibagikan, Anda akan memiliki opsi Berbagi dan izin. Klik.
5. Kotak dialog baru akan muncul. Ketikkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan kalender. Jika penerima ada di kontak Anda, aplikasi web Outlook akan menawarkan daftar email yang dapat Anda pilih..
6. Setelah Anda menambahkan pengguna, Anda dapat mengatur tingkat izin mereka. Pilih antaraDapat melihat semua detaildanDapat mengeditdari menu drop-down.
7. Pilih Bagikan.
Memahami Tingkat Izin
Saat berbagi kalender Outlook dengan seseorang, Anda harus mengatur tingkat izin dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas. Anda dapat membiarkannya pada default atau mengubahnya ke salah satu opsi yang ditawarkan. Ada lima opsi jika Anda menggunakan aplikasi Outlook desktop dan hanya dua opsi jika Anda berbagi kalender melalui situs web. Untuk mengetahui secara pasti tingkat izin mana yang harus dipilih, Anda perlu memahaminya.
Ingatlah bahwa jika Anda menginginkan tingkat izin yang lebih detail, Anda harus mengaturnya menggunakan aplikasi desktop Outlook. Versi web memiliki pilihan terbatas; Anda dapat mengatur hanya Dapat melihat semua detailatau Dapat mengedit. Artinya kolega Anda akan dapat melihat semua item kalender secara lengkap atau dapat melihat dan mengeditnya.
Dapat Melihat Saat Saya Sibuk
Ini adalah tingkat izin default, dan jika Anda memilih untuk tidak mengubahnya, inilah yang secara otomatis dimiliki oleh penerima. Rekan kerja yang Anda bagikan kalender akan dapat membukanya dan hanya melihat apakah Anda ada, sibuk, tidak di kantor, atau ada janji temu.
Dapat Melihat Judul dan Lokasi
Jika Anda ingin menampilkan lebih banyak detail kepada penerima kalender, pilih opsi “Dapat melihat judul dan lokasi”. Meskipun hal ini memberikan akses ke detail terbatas, kolega Anda kini dapat melihat lokasi dan judul (atau subjek) rapat Anda. Anda dapat memberi label beberapa rapat Anda sebagai janji temu pribadi, dan rapat tersebut tidak akan menampilkan lokasi dan judulnya. Sebaliknya, data tersebut akan ditetapkan sebagai pribadi meskipun menggunakan tingkat izin ini.
Dapat Melihat Semua Detail
Pengaturan tingkat izin ini akan memungkinkan penerima melihat detail lengkap dan semua item kalender. Selain rapat dan janji temu, mereka juga akan melihat peserta, catatan rapat, dan lampiran.
Dapat Mengedit
.Tingkat izin ini akan memungkinkan kolega Anda mengubah Kalender Outlook Anda. Mereka akan dapat menambah atau menghapus janji temu Anda. Namun mereka tidak akan dapat menerima permintaan pertemuan untuk Anda, dan mereka juga tidak akan dapat menanggapi undangan pertemuan tersebut.
Delegasi
Anda mungkin ingin menetapkan tingkat izin ini kepada seseorang yang dapat dipercaya. Ini akan memungkinkan mereka untuk menangani semua rapat, janji temu, dan undangan sepenuhnya. Saat Anda menugaskan seseorang untuk mendelegasikan izin, Anda dapat memilih apakah akan memberi mereka wewenang untuk menangani janji temu pribadi Anda. Namun untuk menyempurnakan opsi Kalender Outlook ini, Anda harus membuka Pengaturan Akun.
Untuk melakukannya ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka Filedi sudut kiri atas aplikasi Outlook.
2. Di tab Infopilih Setelan Akun.
3. Temukan opsi Delegasi Akses
4. Konfigurasikan opsi Delegasi. Anda dapat memilih permintaan rapat untuk dikirimkan hanya kepada delegasi Anda, namun Anda akan menerima salinannya. Opsi kedua hanya akan membuat delegasi Anda menerima permintaan pertemuan. Opsi ketiga akan mengirimkan permintaan rapat kepada Anda dan delegasi Anda.
Penting untuk diketahui bahwa Anda tidak dapat menetapkan seluruh organisasi atau pengguna eksternal sebagai delegasi. Tingkat izin ini hanya diperuntukkan bagi pengguna atau grup tertentu. Delegasi akan memiliki akses penuh ke semua item kalender, jadi pilihlah dengan hati-hati kepada siapa Anda ingin menetapkan tingkat izin ini.
Berbagi kalender Anda di Outlook adalah cara terbaik untuk memastikan semua orang memiliki pemikiran yang sama. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini, Anda dapat dengan mudah membagikan kalender Anda dan merasa tenang karena mengetahui bahwa semua orang memiliki jadwal yang sama. Apakah Anda memiliki tip lain untuk berbagi kalender di Outlook? Beri tahu kami di kolom komentar!
.