Jika Anda menggunakan Outlook untuk berkomunikasi dengan kolega, Anda mungkin ingin berulang kali mengirim email ke grup tertentu yang keanggotaannya sering berubah. Misalnya, Anda mungkin perlu mengirim email ke semua perwakilan layanan pelanggan Anda setiap hari, tetapi karena perputaran yang tinggi, daftar tersebut mungkin sering berubah.
Anda dapat mengetikkan nama atau email setiap orang secara manual setiap kali Anda mengirim email, tetapi dengan cepat ini bisa menjadi rumit karena grup semakin besar. Tidak hanya itu, Anda juga berisiko melupakan seseorang secara tidak sengaja yang dapat menyebabkan drama kantor. Di situlah daftar distribusi atau grup kontak masuk!
Untuk sebagian besar, istilah "grup kontak" dan "daftar distribusi" dapat dipertukarkan. Microsoft mulai menggunakan frasa "grup kontak", mungkin karena frasa itu sedikit lebih intuitif daripada "daftar distribusi".
Namun, ada perbedaan nyata antara keduanya dalam organisasi yang menggunakan Microsoft 365. Admin Microsoft 365 dapat mengonversi daftar distribusi Outlook yang ada menjadi "Grup," yang, pada gilirannya, memberi anggota grup akses ke pustaka bersama dan ruang kolaborasi seperti Microsoft Teams, Yammer, dan Perencana.
Meskipun departemen TI Anda mungkin mengatur daftar distribusi Outlook organisasi Anda — terutama daftar semua staf yang ditakuti dan sering kali tidak terawat dengan baik, Anda masih dapat membuat grup kontak Anda sendiri di Pandangan.
Di bawah ini, kami akan memandu Anda tentang cara membuat grup kontak di Outlook untuk versi browser dan aplikasi desktop.
Cara Membuat Grup Kontak di Outlook Online
Membuat grup kontak di versi browser Outlook itu mudah.
Masuk ke akun Anda di outlook.com atau pilih Outlookdari peluncur aplikasi jika Anda sudah masuk ke Microsoft 365. Jika Anda tidak melihat Outlook dalam daftar aplikasi (Anda akan), pilih Semua aplikasi.
Di panel kiri, di bawah Grup, pilih Grup baru.
Dalam munculan, beri nama dan deskripsi grup baru Anda dan pilih Buat. (Jika organisasi Anda telah mengaktifkannya, Anda mungkin diminta untuk membuat alamat email untuk grup. Dalam hal ini, untuk kemudahan penggunaan, coba buat alamat email yang identik dengan nama grup.)
Sekarang, tambahkan anggota ke grup. Telusuri orang berdasarkan nama atau alamat email. Pilih hasil penelusuran untuk orang yang ingin Anda tambahkan ke grup, dan mereka akan muncul di bawah “Orang ini akan ditambahkan.”
Ulangi langkah 4 sampai Anda telah menambahkan semua orang yang Anda inginkan ke grup. Kemudian pilih tombol Tambah.
Pilih Tutup
.
Kirim email ke grup yang telah Anda buat dengan memilih Pesan baru.
Di bidang Kepada, mulailah mengetik nama grup yang Anda buat, dan pilih dari daftar yang muncul.
Mudah sekali . Tetapi bagaimana jika Anda perlu menambahkan atau menghapus orang dari grup? Baca terus.
Cara Mengedit Grup Kontak di Outlook Online
Microsoft telah mempermudah pengeditan grup kontak tanpa harus keluar dari Outlook Online. Beberapa langkah mungkin sedikit berbeda tergantung pada bagaimana organisasi Anda telah mengonfigurasi Microsoft 365, tetapi langkah-langkah di bawah ini akan membawa Anda ke sana.
Di panel kiri, di bawah Grup, pilih grup yang ingin Anda edit.
Di entri grup itu, pilih ikon Lainnya(tiga titik / elipsis).
Pilih Pengaturan. (Bergantung pada bagaimana Outlook dikonfigurasi untuk organisasi Anda, Anda mungkin melihat opsi untuk Tambahkan anggotalangsung dari ikon Lainnya.)
Pada panel Pengaturan Grup yang muncul pada kanan, pilih Edit grup.
Pilih tab Anggota.
Dari sana, Anda dapat menambahkan anggota atau menghapus mereka dari grup dengan memilih ikon Xdi sebelah entri untuk orang yang ingin Anda hapus.
Jika Anda telah menambahkan anggota ke grup, pilih tombol Tambah. Jika tidak, pilih Tutup
.
Cara Lain untuk Mengedit Grup Kontak di Outlook Online
Bergantung pada bagaimana Outlook dikonfigurasi, Anda mungkin juga dapat mengedit grup kontak dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Buka bagian Orangdi Outlook (di sebelah kanan ikon Kalender).
Di panel kiri di bagian Grup, pilih Pemilikuntuk menampilkan grup yang telah Anda buat.
Pilih grup yang ingin Anda edit daftar.
Pilih Kelola anggota grup.
Dari sana, Anda dapat menambahkan anggota atau menghapus anggota yang sudah ada dengan memilih Xdi sebelah entri.
Cara Membuat Grup Kontak di Aplikasi Desktop Outlook
Membuat grup kontak di versi desktop Outlook bahkan lebih mudah daripada di versi online.
Luncurkan Outlook, dan pilih tombol Orangikon di dekat pojok kiri bawah (tempat Anda beralih antara email, tugas, orang, dan kalender).
Selanjutnya, dari bilah alat, pilih Grup Kontak Baru. (Jika organisasi Anda menggunakan Microsoft 365, Anda mungkin juga melihat tombol Grup Baru. Untuk tujuan kami, kami akan menggunakan Grup Kontak Baru untuk memfasilitasi email grup.)
Di jendela Grup Kontak yang muncul , beri nama grup kontak Anda, lalu pilih Tambah Anggotadan pilih dari mana Anda ingin mendapatkan anggota baru. Opsi mungkin mencakup Dari Kontak Outlook, Dari Buku Alamat, atau Kontak Email Baru.
Satu per satu, cari orang yang ingin Anda tambahkan ke grup kontak. Pastikan entri mereka disorot, dan pilih tombol Anggota(atau klik dua kali entri mereka) untuk menambahkan mereka. Jika sudah selesai, pilih OK.
Tutup jendela, pastikan untuk menjawab Yajika diminta untuk menyimpan perubahan Anda.
Sekarang, saat Anda mengalamatkan email baru, Anda dapat mengetikkan nama grup kontak di bidang Kepada. Grup kontak Anda akan ditambahkan. Jika mau, Anda dapat memperluas daftar grup, dan Outlook akan mengganti daftar tersebut dengan anggotanya. Namun, berhati-hatilah, Anda tidak akan dapat menciutkan daftar lagi.
Grup kontak muncul sebagai entri di buku alamat Outlook, jadi Anda akan dapat menemukannya di daftar abjad itu.
Cara Edit Grup Kontak di Aplikasi Desktop Outlook
Sekarang mari kita edit grup kontak yang sudah ada di Outlook versi desktop.
Luncurkan Outlook, dan pilih Orang ikon di dekat pojok kiri bawah.
Temukan dan pilih grup yang ingin Anda edit dalam daftar kontak Anda.
Di panel sebelah kanan, pilih Edit. Itu akan membawa Anda kembali ke tempat Anda dapat mengelola grup dengan menambahkan dan / atau menghapus anggota.
Baik Anda menggunakan Outlook versi online atau aplikasi desktop, sangat berharga untuk meluangkan beberapa menit untuk membuat daftar distribusi Outlook. Akan digunakan berulang kali. Anda akan senang telah melakukannya.
Pos terkait:
