Microsoft Office memungkinkan Anda mencetak amplop satu per satu atau sebagai gabungan surat massal. Ini sangat berharga bagi bisnis yang perlu menambahkan merek dan elemen khusus lainnya ke milis yang luas.
Berikut cara mencetak pada amplop di Microsoft Excel. Ingatlah bahwa Anda memerlukan Microsoft Word dan Excel agar ini berfungsi. Metode ini akan berfungsi terlepas dari apakah Anda menggunakan Microsoft suite di PC Windows atau Mac.
Langkah 1: Buat Milis Anda
Langkah pertama adalah membuat daftar penerima yang akan Anda kirimi email. Anda dapat melewati langkah ini jika Anda hanya perlu mencetak satu atau dua amplop. Namun, langkah ini penting bagi mereka yang bekerja dengan milis besar.
Untuk membuat milis Anda:
Buka Microsoft Excel.
Buat spreadsheet baru dengan kolom berikut: Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, Negara Bagian, Negara, Kode Pos. Impor kontak Anda ke spreadsheet, tambahkan informasi ini di kolom yang sesuai. Dokumen ini akan menjadi milis utama Anda.
Memverifikasi alamat Anda pada langkah ini penting untuk menghindari membuang-buang waktu dan uang untuk mencetak data lama atau salah.
Langkah 2: Rancang Amplop Anda
Selanjutnya, Anda perlu menyiapkan template amplop Anda di Microsoft Word. Ini adalah dokumen yang akan Anda atur untuk diisi dengan alamat penerima Anda saat mencetak secara otomatis.
Untuk melakukannya:
Buka dokumen kosong di Microsoft Word.
Pilih tab Mailing.
Klik Amplop.
Sekarang tentukan ukuran kertas amplop Anda. Untuk melakukannya, pilih ikon Pratinjau.
Pada tab Opsi Amplop, pilih menu tarik-turun di bawah Ukuran amplop.
Pilih ukuran amplop yang Anda perlukan. Word berisi ukuran amplop yang paling umum, namun Anda dapat menentukan sendiri dengan mengeklik Ukuran Khusus.
Selanjutnya, pilih Font…di samping kotak Alamat pengirimanatau Alamat pengembalianuntuk menyetel font yang Anda inginkan untuk kedua opsi..
Pilih Oke.
Langkah terakhir adalah menambahkan elemen merek dan kustom jika Anda menginginkannya. Untuk melakukannya, klik Tambahkan ke dokumen. Ini akan membuka amplop sebagai dokumen Word biasa, jadi editlah seperti biasa.
Catatan:Anda dapat menggunakan contoh alamat di kotak teks alamat pengiriman untuk melihat tampilan amplop Anda saat dicetak. Untuk melihat pratinjau amplop Anda, klik Pratinjau Hasildi pita.
Langkah 3: Atur Umpan Printer
Langkah selanjutnya adalah memberi tahu Microsoft Word cara kerja umpan printer Anda. Hal ini memastikan bahwa amplop Anda akan dicetak dengan benar, dengan semua elemen diatur dengan benar.
Untuk menyetel umpan printer:
Klik Surat>Amplop.
Pilih Opsi.
Klik tab Opsi Pencetakan.
Di jendela Metode pengumpanan, pilih orientasi bagaimana amplop Anda akan dimasukkan ke dalam printer. Kami menyarankan untuk memilih metode di mana amplop berbatasan dengan tepi baki penyalur, karena ini akan memudahkan penempatan amplop ke dalam printer Anda. Perhatikan bahwa alamat pengiriman dan alamat pengirim akan tidak sejajar jika posisi amplop Anda tidak tepat.
Pilih Menghadap ke atasatau Menghadap ke bawahuntuk menentukan arah mana Anda akan memuat amplop.
Klik Rotasi searah jarum jamuntuk memutar desain amplop sesuai keinginan Anda.
Jika printer Anda memiliki lebih dari satu baki penyaluran, klik menu tarik-turun di bawah Umpan dariuntuk memilih baki yang benar.
Langkah 4: Mulai Penggabungan Surat dan Tautkan Milis Anda
Saatnya memulai penggabungan surat. Ini akan memungkinkan Microsoft Word menambahkan nama dan alamat secara otomatis dari sumber data daftar alamat Anda.
Untuk melakukannya:
Di Word, klik Surat>Mulai Gabungan Surat>Amplop..
Klik tab Opsi Amplop. Periksa kembali pengaturan Anda di kotak dialog Opsi Amplopdan tambahkan alamat Pengembalian Anda. Jika sudah siap, klik OK.
Klik File>Simpanuntuk menyimpan template amplop Anda.
Klik Mailings>Pilih Penerima>GunakanDaftar yang Ada. Jika Anda hanya mencetak ke satu amplop, pilih Ketik Daftar Baru. Demikian pula, jika kontak Anda sudah disimpan di Microsoft Outlook sebagai Daftar distribusi, Anda dapat memilih Pilih dariKontak Outlook.
Pilih spreadsheet Microsoft Exceldan konfirmasikan pilihan Anda.
Jika ada alamat yang perlu diedit, Anda dapat memilih Edit Daftar Penerimauntuk mengubahnya.
Klik Blok Alamatdi pita. Jendela ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana tampilan blok alamat Anda dengan data yang dimasukkan. Sisi kiri berisi daftar opsi bagaimana nama dan alamat akan dicetak.
Pilih salah satu opsi, lalu pilih OK.
Langkah 5: Cetak Amplop
Jika semuanya sudah benar, saatnya menyelesaikan gabungan surat dan mencetak alamat ke amplop Anda. Untuk melakukannya:
Pilih Selesai & Gabungkan,lalu Cetak Dokumen…
Terakhir, pastikan “Semua” dicentang dan pilih OK.
Pastikan pengaturan printer sudah benar, dan amplop Anda sudah disejajarkan dengan benar, lalu pilih OKlagi. Printer Anda sekarang akan mulai mencetak amplop Anda.
Catatan:Word juga memungkinkan Anda membuat dan mencetak label jika Anda lebih suka menggunakan label surat daripada mencetak langsung pada amplop. Anda dapat menambahkan detail di kotak dialog label alamat dengan mengklik Mailing>Labels. Anda juga dapat menggunakan gabungan surat membuat beberapa label..
Jangan Lupa Perangko
Sayangnya, Anda tidak dapat mencetak amplop hanya menggunakan Excel. Namun, dengan kombinasi MS Word dan Unggul, proses pencetakan amplop menjadi sangat mudah. Dengan tutorial ini, kumpulan email Anda berikutnya akan siap dikirim dalam waktu singkat. Jangan lupa bayar ongkos kirim!
.
Pos terkait: