Cara Mail Merge dari Excel ke Microsoft Word

Jika Anda ingin membuat gabungan surat dari Excel ke Word, ada lebih dari sekadar menyambungkan lembar kerja. Baik Anda menyiapkan sheet Excel dari awal atau mengimpor file teks atau CSV, Anda harus memastikan data Anda terstruktur dengan benar.

Kami akan menunjukkan cara memformat milis Anda dalam dokumen Microsoft Excel sehingga ketika Anda menghubungkannya ke Kata untuk gabungan surat, semuanya berfungsi dengan baik.

>

Impor File ke Excel

Jika Anda memiliki file teks atau CSV sebagai sumber data untuk milis, Anda dapat mengimpornya ke file Excel. Dari sana, Anda dapat mengatur dan memformat data dengan benar sebelum Anda menghubungkannya melalui fitur gabungan surat atau Wizard di Word.

Meskipun prosesnya serupa untuk versi Excel, prosesnya sedikit berbeda untuk Microsoft 365 versus Excel untuk Mac atau versi Excel lainnya.

Impor File Menggunakan Microsoft 365

Jika Anda menggunakan Excel dengan Microsoft 365 di Windows, ikuti langkah-langkah berikut untuk mengimpor file data Anda.

Buka tab Datadan pilih Dari Teks/CSVdi bagian Dapatkan & Transformasi Data pada pita.

Jelajahi dan pilih file. Lalu, pilih Impor.

Di jendela pop-up, konfirmasikan atau edit tiga menu drop-down di bagian atas untuk File Origin, Delimiter, dan Data Type Detection.

Untuk memformat kolom saat diimpor, pilih Transformasi Data. Catatan: Jika Anda berencana memformatnya nanti, pilih Muatuntuk mengimpor data secara langsung.

Jika Anda memilih Transform Data, pilih kolom pertama yang ingin Anda format di jendela Power Query yang ditampilkan.

Kemudian, buka tab Berandadan gunakan daftar tarik-turun Tipe Datadi bagian Transformasi untuk memilih format.

Pilih Ganti yang sekarang.

Lanjutkan proses ini untuk setiap kolom dalam kumpulan data Anda.

Setelah selesai, Anda akan melihat hasil pratinjau dan dapat memilih Tutup & Muatdi tab Beranda.

Anda akan menerima file yang diimpor dengan jumlah baris yang dimuat. Anda kemudian dapat membuat penyesuaian tambahan sesuai kebutuhan dan menyimpan file..

Impor File Menggunakan Versi Excel Lain

Jika Anda menggunakan Excel di Mac atau versi lain seperti Excel 2013, ikuti langkah-langkah berikut untuk mengimpor file teks atau CSV.

Buka tab Data, buka menu Dapatkan Data, dan pilih Dari Teks.

Jelajahi dan pilih file. Lalu, pilih ImporatauDapatkan Data.

Di jendela Panduan Impor Teks, pilih Dibatasidan secara opsional atur Mulai Impor di Baris, Asal File, dan apakah data Anda berisi header kolom. Pilih Berikutnya.

Di layar berikutnya, tandai kotak centang untuk jenis pembatas yang Anda gunakan seperti tab, koma, atau spasi, lalu pilih Berikutnya.

Pada layar terakhir, Anda memiliki opsi untuk memformat data. Untuk melakukannya, pilih setiap kolom dan pilih format datanya di bagian atas. Perhatikan tanggalnya, Anda dapat memilih strukturnya; untuk data numerik, Anda dapat memilih Lanjutanuntuk memilih pemisah Desimal dan Ribuan. Pilih Selesai.

Dalam kotak dialog Impor Data, pilih sel untuk Sheet yang adaatau pilih Lembar baruuntuk datanya. Pilih Impor.

Daftar penerima Anda kemudian akan diimpor dan siap untuk ditinjau, diedit, dan disimpan.

Mengatur Pengiriman Surat Daftar di Excel

Apakah Anda mengimpor file seperti dijelaskan di atas atau membuat milis di Excel dari awal, ada beberapa hal yang perlu diingat. Ini mungkin mengharuskan Anda menyesuaikan data Excel Anda.

Pastikan bahwa:

Data diformat dengan benar untuk teks, persentase, dan angka (dijelaskan di bawah)

Nama kolom di lembar Anda cocok dengan nama bidang yang ingin Anda gunakan di Word

Datanya ada di lembar pertama buku kerja Anda

Buku kerja disimpan secara lokal (di komputer Anda)

Pengeditan atau perubahan diselesaikan sebelum menyambungkan lembar di Word

Memformat Daftar Email Excel

Selain mengelola data milis Anda di Excel, Anda harus memastikan bahwa data tersebut diformat dengan benar. Ini penting untuk persentase dan kode pos atau pos..

Persentase: Secara default, persentase dikalikan dengan 100. Format persentase sebagai Teks jika Anda ingin menghindari penghitungan ini.

Angka: Memformat angka agar sesuai dengan kategorinya. Misalnya, gunakan Mata Uang untuk jumlah dolar.

Kode Pos atau Pos: Memformat kode pos atau pos sebagai Teks. Jika Anda memformatnya sebagai Angka, Anda akan kehilangan angka nol di depannya untuk kode seperti 00321.

Untuk memformat data Anda, pilih kolom, buka tab Beranda, dan pilih format di daftar tarik-turun Format Angka.

Perlu diingat bahwa meskipun Anda memformat data khusus untuk kategorinya, simbol tersebut tidak menampilkan simbol yang sesuai saat Anda menyambungkannya ke Word. Misalnya, saat Anda memetakan persentase, Anda hanya akan melihat tampilan angka, bukan tanda persen. Anda harus menambahkan simbol yang Anda inginkan berdekatan dengan bidang yang dipetakan di dokumen gabungan surat Word.

Siap untuk Digabung

Setelah daftar penerima Anda siap untuk dimasukkan ke Excel, saatnya menggunakan fitur gabungan surat Word untuk menyelesaikan prosesnya. Baik surat yang dipersonalisasi atau pesan email, lihat tutorial kami untuk membuat gabungan surat di Microsoft Word untuk detail selengkapnya.

Selain itu, Anda dapat melihat caranya membuat label dalam dokumen Word dari spreadsheet Excel.

.

Pos terkait: