Gabungan surat di Microsoft Word memungkinkan Anda mengirim surat dan email yang dipersonalisasi tanpa harus menyesuaikan setiap huruf. Anda dapat menyiapkan dokumen seperti yang Anda inginkan dan menambahkan placeholder untuk berbagai bidang data yang ingin Anda isi secara dinamis dari sumber data.
Misalnya, Anda dapat menyiapkan satu huruf untuk semua teman Anda yang bertanya bagaimana mereka melakukan tetapi dengan kemampuan untuk mengubah nama dan kota secara dinamis dalam surat itu. Dengan cara ini, surat generik Anda kepada John akan menyebutkan nama dan kotanya, dan surat yang sama kepada Mike akan mencantumkan nama Mike dan kotanya pada suratnya.
Buat Penerima Anda Daftar di Lembar Kerja Excel
Anda harus mengumpulkan daftar penerima dan data mereka ke dalam satu sumber data. Cara mudah untuk melakukan ini adalah membuat spreadsheet Microsoft Excel dan menambahkan semua data penerima Anda ke dalamnya. Anda kemudian dapat mengambil data Excel ini ke dalam surat gabungan surat di Microsoft Word.
Gunakan pencarian Start Menuuntuk mencari dan membuka Microsoft Excel.
Klik tab Berandadi bilah sisi kiri dan pilih Buku kerja kosongdari panel sisi kanan. Ini akan membuat lembar kerja kosong untuk Anda.
Mulai memasukkan data untuk penerima gabungan surat Anda. Pastikan untuk menggunakan baris pertama untuk tajuk data Anda. Jika Anda akan memasukkan nama seseorang, gunakan Namasebagai tajuk di baris pertama, dan seterusnya.
Dalam contoh berikut, kami telah membuat tabel dengan beberapa data untuk empat orang. Kami akan membuat surat gabungan surat yang dipersonalisasi untuk masing-masing orang ini di Microsoft Word.
Klik tombol Filemenu di bagian atas, pilih Simpandari bilah sisi kiri, dan klik tombol Jelajahi.
Navigasikan ke desktop Anda, masukkan nama untuk spreadsheet Excel Anda, dan klik tombol Simpanuntuk menyimpan spreadsheet ke desktop Anda. Ini akan membuat menemukan spreadsheet Anda lebih mudah ketika Anda menggunakannya di Microsoft Word.
Anda dapat menutup Microsoft Exceldi komputer Anda.
Siapkan Dokumen Anda Di Microsoft Word
Anda harus menulis surat umum yang ingin Anda kirim ke masing-masing penerima Anda. Surat ini harus berisi informasi yang umum bagi semua penerima. Beberapa contoh termasuk menulis garis salam, menanyakan apa yang sedang mereka lakukan, membagikan pemikiran Anda, dan sebagainya.
Biarkan bidang kosong di tempat Anda ingin informasi penerima Anda muncul. Anda akan menambahkannya nanti ketika Anda memulai penggabungan surat di Microsoft Word.
Luncurkan Microsoft Worddari Menu Mulaidi komputer Anda .
Klik Rumahdi bilah sisi kiri dan pilih Kosongkan dokumendari panel samping kanan. Anda juga dapat menggunakan templat jika diinginkan.
Dokumen kosong akan terbuka. Tulis surat yang ingin Anda kirim ke penerima Anda.
Anda bebas menggunakan warna, pemformatan, gaya font, dan lainnya barang yang kamu inginkan. Kami telah membuat surat sederhana berikut untuk dikirimkan ke penerima kami. Surat itu akan memiliki nama orang di bagian atas dan kota mereka di bagian bawah.
Biarkan dokumen tetap terbuka karena Anda akan melakukan gabungan surat di bagian di bawah ini.
Buat Gabungan Surat di Microsoft Word
Microsoft Word memungkinkan Anda membuat gabungan surat menggunakan langkah ini penyihir -dengan langkah. Ini membuatnya sangat mudah bagi Anda untuk memilih surat yang ingin Anda gunakan, menambahkan penerima yang Anda butuhkan, dan secara dinamis mengubah isi surat itu.
In_content_1 all: [300x250] / dfp : [640x360]->
Ketika surat Anda masih terbuka di Word, klik tab Suratdi bagian atas, pilih opsi Mulai Gabungan Surat, dan pilih Wisaya Penggabungan Surat Langkah-demi-Langkah.
Panel baru akan muncul di sisi kanan layar Anda. Di bawah bagian pertama yang mengatakan Pilih jenis dokumen, pilih Surat. Anda dapat memilih Pesan emailjika Anda ingin mengirim surat Anda melalui email.
Kemudian klik Selanjutnya: Mulai dokumendi bagian bawah untuk melanjutkan.
Pada layar berikut, Word akan menanyakan dokumen apa yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat. Klik opsi Gunakan dokumen saat iniuntuk menggunakan surat Anda saat ini untuk tugas.
Jika surat Anda ada di file Word lain, klik Mulai dari dokumen yang adauntuk membuka file itu.
Kemudian klik Selanjutnya: Pilih penerimadi bagian bawah.
Di bawah bagian Pilih penerima, pilih Gunakan daftar yang ada. Ini karena Anda telah membuat lembar kerja Excel yang berisi data penerima Anda.
Anda dapat memilih opsi Ketikkan daftar barujika Anda belum memiliki data penerima Anda. berkumpul.
Kemudian klik Jelajahiuntuk mengimpor spreadsheet Excel Anda.
Navigasikan ke Anda desktop dan klik dua kali spreadsheet Excel yang Anda buat sebelumnya. Ini akan membuka spreadsheet dalam Microsoft Word.
Word akan menanyakan sheet mana yang ingin Anda gunakan dari spreadsheet Anda. Pilih lembar yang berisi data Anda, tandai opsi Baris pertama data yang berisi tajuk kolom, dan klik OK[.
Word memungkinkan Anda memilih penerima yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat jika Anda tidak ingin menggunakan semua orang yang ada dalam daftar. Centang kotak untuk orang-orang yang ingin Anda sertakan dalam surat-surat Anda.
Anda dapat menggunakan opsi perbaiki di bawah daftar untuk mengurutkan dan memfilter penerima Anda. Penyortiranmemungkinkan Anda menyortir catatan Anda dalam pesanan naik dan turun. Memfiltermemungkinkan Anda membandingkan bidang dan menyaring bidang yang tidak Anda butuhkan.
Akhirnya, klik Okedi bagian bawah.
Klik Selanjutnya: Tulis surat Andadi bagian bawah.
Layar berikut ini memungkinkan Anda menggunakan data Anda bidang dalam surat Anda. Untuk menggunakan ini, letakkan kursor di tempat Anda ingin menambahkan bidang data dalam surat dan klik Item lainnyadi panel sebelah kanan.
Pilih bidang data yang ingin Anda tambahkan dan klik Sisipkandi bagian bawah.
Anda ingin menambahkan semua bidang data Anda ke surat sehingga surat Anda memiliki semua informasi yang diperlukan di dalamnya. Kemudian klik Selanjutnya: Pratinjau surat Anda.
Anda dapat melihat pratinjau huruf-huruf yang akan dihasilkan sebagai hasilnya gabungan surat Anda. Klik ikon panah kiri dan kanan untuk melihat huruf untuk masing-masing penerima Anda.
Kemudian klik Selanjutnya: Selesaikan penggabungan.
Sekarang Anda dapat mengklik Cetakuntuk mencetak surat yang dipersonalisasi ini atau pilih Edit masing-masing hurufuntuk mengedit surat-surat ini.
Penggabungan surat memang menghemat waktu, fitur dalam Microsoft Word.
Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggabungkan banyak dokumen menjadi satu dalam Word? Itu akan membantu jika Anda sudah menulis surat yang dipersonalisasi dan ingin menggabungkannya menjadi satu file.
Pos terkait:
