Apakah Anda ahli Getting Things Done GTD yang berpengalaman, atau Anda baru mulai mempelajari tentang proses GTD, Todoist sejauh ini adalah aplikasi daftar tugas terbaik untuk mendukung GTD Anda alur kerja.
Mengapa ini? Ada banyak alasan yang berkaitan dengan fitur, tata letak, dan fakta bahwa fungsionalitas default secara alami mendukung struktur GTD yang akan Anda buat di dalamnya.
Meskipun Anda belum pernah mendengar tentang GTD, berikut ini akan menyertakan kiat-kiat GTD dasar untuk memulai, dan bagaimana Anda dapat menggunakan Todoist untuk melakukannya.
Catatan: Versi GTD yang digunakan dalam artikel ini dibuat berdasarkan prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Carl Pullein dan Kelas Digital Life 3.0 Online Anda miliknya (yang sangat saya rekomendasikan). Artikel ini hanya menawarkan cara menggunakan Todoist sebagai bagian dari sistem itu. Ada banyak detail yang tidak kami miliki untuk disertakan dalam artikel ini.
What Is Getting Things Done (GTD)?
Prinsip-prinsip Getting Things Done telah ada sejak lama. Tidak ada alat atau aplikasi tertentu yang harus Anda gunakan, tetapi prinsip inti dasar di sekitar pendekatan apa pun pada dasarnya sama.
GTD membantu mengosongkan pikiran Anda dari semua yang ada di dalamnya sepanjang hari. Ini membebaskan otak Anda untuk benar-benar fokus pada tugas yang ada di depan Anda, alih-alih terus-menerus terganggu.
Ini berfungsi dengan memberi Anda serangkaian langkah yang Anda lakukan setiap minggu untuk tetap teratur. Langkah-langkah ini meliputi:
GTD tidak hanya membantu Anda menjadi lebih produktif dan teratur, tetapi juga dapat membantu Anda mencapai Inbox Zero (tidak ada lagi email di kotak masuk Anda), karena Anda akan jangan pernah menunda-nunda pada email masuk Anda. Anda akan memproses semuanya segera menggunakan sistem GTD di atas.
Cara Membangun Struktur GTD Todoist
Sekarang setelah Anda mengetahui prinsip dasar GTD, mari kita lihat lebih dekat bagaimana Todoist dapat membantu.
Hal pertama yang Anda ' Yang ingin Anda lakukan adalah membuat struktur Proyek induk baru di Todoist yang berisi semua keranjang untuk mengatur berbagai tugas masuk Anda.
Keranjang ini (folder induk) meliputi:
Catatan: Todoist memiliki bagian Kotak Masuk default, jadi Anda tidak perlu membuatnya satu secara manual.
beberapa folder proyek berikutnya yang akan Anda buat adalah tempat Anda akan memindahkan item selama sesi Klarifikasi dan Pengorganisasian akhir hari. Ini termasuk:
Ada dua Proyek lagi yang perlu Anda buat untuk tugas-tugas khusus.
Membangun Tugas Berulang
Anda tentunya harus memiliki banyak hal yang harus Anda lakukan setiap hari atau setiap minggu. Keluarkan semua itu dari pikiran Anda dengan menambahkannya ke dalam proyek Area Fokus Berulang(jika hal itu terkait dengan tujuan yang penting bagi Anda).
Anda juga disarankan untuk sertakan Area Fokus Berulang sebagai sub proyek Minggu Ini.
Setiap tugas berulang yang hanya menjadi bagian dari hidup Anda tetapi tidak benar-benar mendorong tujuan hidup Anda, tambahkan ke proyek Rutinitas.
Ingatlah untuk menambahkan tanggal jatuh tempo ke semua ini dan tandai sebagai berulang. Dengan cara ini mereka akan secara otomatis muncul di bagian Todoist Hari Inidan Mendatangtanpa Anda harus melakukan apa-apa.
Menggunakan Kotak Masuk Anda
Selama seminggu, saat masalah baru muncul yang harus Anda tangani, masukkan saja ke Kotak Masuk Todoist Anda.
Dengan cara ini, Anda terhindar dari gangguan dan Anda tahu bahwa Anda tidak akan lupa untuk menangani tugas-tugas ini nanti saat Anda punya waktu.
Setiap minggu pada waktu yang sama, Anda akan menyisihkan sekitar 20 hingga 30 menit untuk memproses Kotak Masuk Anda . Selama waktu ini, cukup kerjakan satu per satu dan putuskan seberapa penting melakukan tugas itu, dan dalam jangka waktu berapa.
Misalnya, saya tahu saya ingin memperbaiki dek pada akhirnya, tetapi masih Musim dingin. Jadi, saya akan memindahkan tugas itu ke Jangka Panjang / Ditahan.
Selanjutnya, saya tahu bahwa saya perlu menjalani pemeriksaan kesehatan tahunan, tetapi bulan ini saya sibuk dan tidak masalah jika saya menunggu hingga bulan depan untuk menjadwalkannya. Jadi, saya akan memindahkannya ke proyek Bulan Depan.
Akhirnya, saya tahu saya ingin menyelesaikan artikel Online-Tech-Tips.com minggu ini. Jadi saya menetapkan hari dan waktu selama seminggu yang saya inginkan untuk menyelesaikannya.
Lalu, pindahkan tugas itu ke proyek Minggu Ini.
Saya dapat memproses tiga item ini yang saya tambahkan ke Kotak Masuk saya selama hari itu dalam waktu sekitar lima menit.
Saya yakin saya menang Jangan lupakan mereka karena sekarang mereka ada dalam sistem ToDoist GTD saya yang terorganisir. Semuanya ditetapkan untuk minggu ini dan saya tidak benar-benar harus memikirkan tentang apa pun kecuali bekerja keras pada setiap tugas saat di kalender saya.
Mengelola Minggu Ini
Saat Anda mencapai akhir setiap minggu, Anda akan melihat bahwa proyek Minggu Ini pada akhirnya akan kosong dari item aktif.
Siapkan waktu setiap minggu (biasanya akhir hari Jumat, atau beberapa waktu di akhir pekan), untuk memindahkan tugas dari proyek Minggu Depanke proyek Minggu Ini. Tetapkan tanggal jatuh tempo saat Anda melakukan ini.
Ulangi ini untuk item di folder Bulan Ini, Bulan Berikutnya, dan Jangka Panjang / Ditahan.
Ingat: Anda tidak perlu memindahkan item jika masih belum terasa mendesak. Anda juga dapat menghapus tugas yang Anda putuskan tidak penting lagi bagi Anda.
Ingat Untuk Tetap Fokus
Inilah prinsip paling penting yang menyatukan semua ini dan membuat sistem GTD berfungsi.
Karena Anda hanya menghabiskan waktu pemrosesan yang kecil semua ide dan tugas yang dilemparkan ke Kotak Masuk Anda, Anda memiliki sisa waktu yang telah Anda tetapkan di kalender untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan.
Ini berarti hanya menggunakan Hari Ini dan Mendatang area di Todoist selama hari Anda (bersama dengan Kalender Anda) dan bekerja sepanjang hari untuk menyelesaikan dan mencoret tugas tersebut.
Anda tahu bahwa Anda hanya menetapkan tugas yang bisa Anda selesaikan dalam satu hari, karena Todoist secara otomatis menambahkannya ke kalender Anda. Jika hari Anda penuh, Anda tidak dapat menetapkan lebih banyak. Ketika minggu Anda penuh, Anda tidak dapat memindahkan apa pun ke dalam proyek Minggu Ini.
GTD berfungsi karena menghilangkan kekacauan dari kepala Anda dan masuk ke "sistem". Ini membebaskan pikiran Anda sehingga Anda dapat memfokuskan pikiran Anda pada tugas yang ada - dan Selesaikan Sesuatu.