Pernahkah Anda melewatkan email penting karena kotak masuk Anda penuh dengan pesan sebelumnya yang belum dijawab? Kebanyakan orang pernah mengalami hal ini dan hampir semua orang tahu gangguan dari lima puluh email yang belum dibaca yang menuntut perhatian Anda segera setelah Anda membuka kotak masuk di pagi hari.
Menurut penelitian, pekerja menghabiskan sebanyak 28 persen dari minggu mereka untuk membaca dan menjawab email. Itu lebih dari seperempat waktu Anda di tempat kerja. Berapa banyak lagi yang bisa Anda capai jika Anda tidak harus terus-menerus menangani rentetan email?
Apa Itu Inbox Zero?
Inbox Zero adalah konsep yang dikembangkan oleh Merlin Mann, seorang ahli produktivitas. Meskipun kebanyakan orang menafsirkan "nol" dalam nama untuk merujuk pada jumlah email yang dimiliki seseorang, ini awalnya merujuk pada berapa banyak waktu yang dihabiskan orang untuk memikirkan email. Jika Anda tidak memiliki email, Anda menghabiskan hampir nol waktu untuk memikirkannya.
Artikel ini akan memandu Anda tentang cara meminimalkan jumlah email yang belum dibaca di kotak masuk Anda menggunakan alat yang tersedia untuk Anda di dalam Gmail , serta praktik yang dapat Anda terapkan pada hari kerja Anda yang akan membantu Anda menjinakkan sekumpulan email yang Anda terima sepanjang hari.
Dasar-dasar Manajemen Email
Langkah pertama untuk meningkatkan produktivitas email Anda adalah dengan menutup kotak masuk Anda. Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi lebih baik memberi diri Anda periode waktu tertentu untuk membaca dan menanggapi email daripada menanganinya saat mereka tiba. Penelitian telah menunjukkan bahwa tenggat waktu, yang ditentukan sendiri atau tidak, meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek.
Luangkan waktu lima menit di awal setiap jam, atau mungkin dua puluh menit di awal dan penghujung hari, untuk menjawab email. Hapus semua email yang jelas-jelas spam. Jika sebuah email membutuhkan dua menit atau kurang untuk menjawabnya, tanggapi dulu.
Jika sebuah email membutuhkan lebih banyak waktu untuk menjawab, pindahkan ke folder yang dirancang khusus.
Menggunakan Gmail untuk Mencapai Inbox Zero
Gmail adalah yang paling banyak klien email yang digunakan di dunia, tetapi kebanyakan orang tidak menyadari betapa serbaguna sebenarnya platform ini. Gmail adalah penuh dengan alat dan opsi yang dapat disesuaikan yang memberi Anda kendali besar atas tampilannya. Inbox Zero menjadi jauh lebih bisa dicapai bila Anda memanfaatkan alat ini.
Gunakan Bintang Khusus
Semua orang tahu tentang kemampuan untuk "membintangi" email dengan mengklik ikon Bintang – tetapi tahukah Anda bahwa ada 12 bintang berbeda yang dapat digunakan? Klik Pengaturan>Lihat Semua Pengaturan>Umumdan kemudian gulir sampai Anda melihat subbagian Bintang.
Ada berbagai warna bintang, tetapi ada juga ikon seperti tanda seru, panah maju cepat, tanda centang, tanda tanya, dan huruf kecil i. Secara default, hanya bintang utama yang aktif, tetapi Anda dapat mengeklik dan menyeret salah satu ikon ke bagian Sedang digunakanuntuk mengaktifkannya.
Hanya satu simbol yang akan muncul di Gmail. Klik beberapa kali untuk melihat semua bintang berbeda yang telah Anda pilih. Pilih setidaknya empat simbol: bintang standar, bintang merah, huruf kecil i, dan tanda centang hijau.
Menyiapkan Banyak Kotak Masuk dan Filter
Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan beberapa tab yang tersedia untuk Anda di Gmail: Promosi, Pribadi, Sosial, dll. . Navigasikan ke Setelan>Kotak Masukdan di samping Jenis kotak masuk,klik kotak tarik-turun dan pilih Beberapa kotak masuk.
Sebuah bagian baru muncul bernama Beberapa bagian kotak masuk.Anda dapat memberi nama hingga lima bagian ubahsuaian untuk dilihat bersama kotak masuk utama Anda, meskipun dua bagian diisi secara default. Satu bagian untuk email Berbintang, sedangkan bagian lainnya untuk draf. Bagian ini ditentukan oleh kueri penelusurannya, jadi Anda perlu mempelajari nama masing-masing bintang khusus untuk menyisihkan bagian untuknya.
Ini adalah nama dari setiap bintang :
Bidang kueri penelusuran mengenali operator yang berbeda, sehingga Anda dapat menggunakan perintah ATAU / DAN untuk menyertakan beberapa bintang dalam bagian yang sama. Di samping bidang Kueri penelusuranadalah bidang Nama bagian. Masukkan nama spesifik yang Anda inginkan untuk memanggil bidang di sini.
Untuk mencapai Inbox Zero, yang terbaik adalah menyiapkan beberapa bagian tertentu:
Anda dapat memilih untuk menyiapkan bagian kelima sesuai dengan kebutuhan Anda , tapi keempatnya akan menangani tugas paling dasar.
Mencapai Nol Kotak Masuk
Sekarang setelah Anda mengubah setelan Gmail, sekarang saatnya menerapkan semuanya. Pertama, setel filter Anda. Masukkan yang berikut ini:
Saat Anda menerima email, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memutuskan apakah itu memerlukan tanggapan atau Anda harus menghapusnya. Jika email tersebut adalah spam atau tidak menjamin adanya tanggapan, segera hapus atau arsipkan.
Jika email membutuhkan tanggapan dan akan membutuhkan waktu kurang dari dua menit, jawablah. Jika Anda membutuhkan lebih dari dua menit, klik ikon Bintangsekali. Jika email itu mendesak dan harus menjadi hal berikutnya yang Anda tanggapi, klik ikon dua kali untuk menandainya dengan Bintang Merah.
Setelah Anda membalas email, jika Anda menunggu balasan, klik ikon Bintangtiga kali untuk menunjuknya sebagai "Menunggu Balasan." Jika Anda menerima email yang ditangani lebih baik oleh orang lain, teruskan ke orang yang tepat dan klik ikon Bintangempat kali untuk menandainya sebagai "Didelegasikan".
Pilih kapan Anda ingin menanggapi email Anda dan fokus bekerja hanya dalam waktu-waktu itu. Dengan memberi diri Anda tenggat waktu dan menetapkan periode untuk menangani email, Anda mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan di kotak masuk sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting. Jika Anda memilih untuk menanganinya di awal jam, fokuslah untuk menanggapi email yang mendesak terlebih dahulu, lalu tangani sisanya dari sana.
Dengan mempraktikkan metode ini, Anda dapat segera memperoleh kendali penuh atas kotak masuk Anda. Jika memang sudah berantakan, sisihkan setengah jam sehari untuk memilah-milah email yang sudah Anda miliki dan tentukan apakah itu penting atau tidak. Tanggapi yang membutuhkan, hapus yang tidak.
Mungkin perlu sedikit waktu, tapi filter, kotak masuk yang ditentukan, dan alat lain akan membantu Anda mencapai Inbox Zero – dan Anda akan menemukan teknik apa yang paling membantu Anda tetap di sana.