Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Outlook

Baik Anda baru menggunakan Microsoft Outlook atau dunia rapat, Anda dapat menjadwalkan rapat hanya dalam hitungan menit. Pilih atau tambahkan peserta Anda, pantau siapa saja yang hadir, dan buat perubahan sebelum tanggal rapat.

Untuk konferensi, kick-off, atau pembaruan berikutnya, berikut cara menjadwalkan rapat di Outlook.

Cara Jadwalkan Rapat di Outlook

Bila Anda ingin menjadwalkan pertemuan menggunakan Microsoft Outlook, Anda memiliki beberapa cara berbeda untuk menampilkan jendela acara baru. Buka Outlook dan menuju ke tempat di bawah ini.

Dari Kotak Masuk Outlook Anda

Saat melihat kotak masuk Anda, buka tab Beranda, buka menu tarik-turun Item Baru, dan pilih Rapat. Anda juga dapat menggunakan pintasan keyboard Ctrl+ Shift+ Q.

Ingin membuat rapat dari email tertentu di Outlook? Pilih tombol Tindakan Lainnya(tiga titik) pada pesan dan pilih Rapat.

Atau, pilih email, buka tab Beranda, dan pilih Balas dengan Rapatdi pita atau gunakan Ctrl+ Alt+ R.

Dari Kalender Outlook Anda

Jika Anda melihat Kalender Outlook, buka tab Berandadan pilih Rapat Barudi pita. Anda juga dapat menggunakan pintasan keyboard Ctrl+ Shift+ Q.

Atau, pilih tanggal yang ingin Anda gunakan dan klik kanan waktu. Pilih Permintaan Rapat Baruatau Rapat Berulang Barusesuai preferensi Anda.

Catatan: Jika Anda mengklik dua kali waktu di tampilan kalender, ini akan membuat Janji Temu, bukan Rapat secara default.

Masukkan Detail Rapat

Setelah jendela rapat baru terbuka menggunakan salah satu metode di atas, Anda dapat menambahkan detailnya dalam urutan apa pun.

Masukkan Judul, pilih waktu rapat Mulai dan Akhir dan pilih zona waktu secara opsional, atau centang kotak untuk rapat Sepanjang Hari. Anda juga dapat memasukkan lokasi atau tautan ke rapat online, atau menggunakan tombol Lokasiatau Pencari Ruanganjika Anda menyimpan jenis item ini.

Anda juga dapat mengulangi rapat, yang berguna untuk rapat yang Anda rencanakan untuk diadakan secara rutin. Pilih Buat Berulang(kecuali Anda memilih Rapat Berulang Baru di atas)..

Kemudian, pilih waktu Mulai dan Berakhir, pola pengulangan, dan rentang pengulangan. Pilih OKsetelah Anda selesai untuk memasukkan informasi ini ke jendela rapat.

Jika Anda ingin melampirkan file, menyisipkan gambar, menjadwalkan rapat Microsoft Teams, atau menggambar ilustrasi, gunakan opsi tab dan pita tambahan di bagian atas.

Cara Menambahkan Peserta

Mirip dengan membuat rapat di Outlook, Anda memiliki lebih dari satu cara untuk menambahkan peserta. Anda dapat menyertakan peserta kapan saja selama penyiapan rapat. Untuk mengundang peserta setelah Anda menjadwalkan rapat, buka bagian berikut.

Masukkan Peserta Rapat

Anda dapat dengan cepat menambahkan peserta ke rapat dengan memasukkan nama atau alamat email mereka di samping Wajib(yang harus hadir) atau Opsional(yang boleh hadir) di bagian atas jendela.

Untuk menambahkan peserta dari buku alamat Outlook Anda, pilih tombol Wajibatau Opsional.

Di jendela pop-up, pilih Buku Alamatdi bagian atas jika Anda memiliki lebih dari satu. Lalu, pilih kontak dan gunakan tombol Wajibatau Opsionaldi bagian bawah untuk menambahkannya ke rapat.

Pilih OK,dan Anda akan melihat kontak ditambahkan ke permintaan rapat Anda.

Gunakan Asisten Penjadwalan

Cara lain untuk menambahkan peserta rapat adalah dengan menggunakan Asisten Penjadwalan. Fitur ini tersedia untuk Microsoft 365 dan pengguna akun Exchange.

Buka tab Asisten Penjadwalandan lakukan salah satu hal berikut:

Masukkan nama atau alamat email di bawah Semua Pesertadi sebelah kiri. Anda akan melihat bagian untuk Peserta yang Wajibdan Peserta Opsional, jadi pastikan untuk memasukkan nama di area yang benar.

Pilih Tambahkan Pesertadi pita untuk memilih peserta dari buku alamat Anda.

Setelah Anda selesai menggunakan Asisten Penjadwalan, pilih tab Rapatuntuk kembali ke pengaturan rapat Anda.

Cara Melacak Peserta

Untuk melihat siapa yang menerima, menolak, mungkin bergabung (tentatif), atau tidak menanggapi permintaan rapat Anda, buka Kalender di Outlook..

Klik dua kali rapat untuk membukanya dan buka tab Pelacakan. Anda akan melihat setiap orang yang diundang, jika mereka Wajib atau Opsional, dan Tanggapan mereka terhadap undangan pertemuan Anda di sebelah kanan.

Cara Mengedit Rapat yang Ada

Selalu muncul berbagai hal yang mungkin mengharuskan Anda mengubah rapat yang telah Anda jadwalkan. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menambah atau menghapus peserta, mengubah tanggal atau waktu, atau menyertakan file.

Pilih ikon Kalenderdi navigasi sebelah kiri dan klik dua kali rapat di kalender Anda untuk membukanya.

Anda dapat menambahkan peserta seperti dijelaskan di atas dengan memasukkan nama atau alamat email mereka, menggunakan tombol Wajib atau Opsional, atau dengan Asisten Penjadwalan. Anda juga dapat mengeluarkan peserta dengan menghapus namanya di samping kolom Wajibatau Opsional.

Lakukan perubahan lain pada acara sesuai kebutuhan dan pilih Kirim Pembaruansetelah Anda selesai.

Bergantung pada perubahan yang Anda buat, Anda mungkin ditanya apakah ingin mengirim pembaruan ke peserta yang ditambahkan, dihapus, atau semua. Pilih opsi untuk mengirimkan pembaruan Anda.

Editan untuk Non-Penyelenggara Rapat

Jika Anda bukan pemilik rapat namun ingin memperbarui acara dengan menambahkan lebih banyak peserta, ini adalah sebuah opsi.

Untuk menambahkan peserta, buka rapat di kalender Anda dan buka tab Rapat. Pilih menu tarik-turun Teruskandi bagian Tindakan dan pilih opsi Teruskan atau pilih menu tarik-turun Respondan pilih Teruskan.

Pilih peserta dari buku alamat Anda atau masukkan nama atau alamat email mereka di bidang Wajibatau Opsionaldan tekan Kirim.

Penyelenggara rapat akan menerima notifikasi bahwa Anda meneruskan rapat ke orang lain dan akan melihat perubahan lain yang Anda buat.

Catatan: Jika penyelenggara rapat menonaktifkan penerusan, Anda tidak dapat mengirimkan permintaan rapat ke peserta lain.

Cara Memulai Terlambat atau Berakhir Lebih Awal

Outlook untuk Microsoft 365 menyediakan fitur praktis untuk memulai rapat terlambat atau mengakhirinya lebih awal secara otomatis. Ini berguna untuk memberikan setiap orang beberapa menit ekstra di antara rapat..

Pilih tab Filedan pilih Opsi. Lalu, pilih Kalenderdi sebelah kiri jendela Opsi Kalender.

Di sebelah kanan, buka bagian Opsi Kalender dan centang kotak Persingkat janji temu dan rapat. Gunakan menu tarik-turun untuk memilih Berakhir lebih awalatau Mulai terlambat.

Kemudian, pilih jumlah menit untuk rapat yang berdurasi kurang dari satu jam dan rapat satu jam atau lebih.

Pilih OKsetelah Anda selesai. Anda kemudian akan melihat waktu Mulai atau Waktu Berakhir diperbarui secara otomatis untuk mengakomodasi waktu yang dipilih saat Anda membuat rapat baru.

Bersiaplah untuk Bertemu

Menyiapkan rapat di Outlook mudah dilakukan. Anda dapat menambahkan beberapa peserta, melampirkan item, dan membuat perubahan sebelum rapat jika diperlukan.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menjadwalkan rapat di Outlook, lihat cara menambahkan Zoom ke Microsoft Outlook untuk panggilan video.

.

Pos terkait: