Cara Mengarsipkan Email di Microsoft Outlook

Jika Anda memiliki email yang tidak diperlukan lagi, namun tidak ingin dihapus, Anda dapat mengarsipkannya. Di Microsoft Outlook, Anda memiliki beberapa cara untuk mengarsipkan email secara manual atau otomatis agar tidak mengganggu.

Kami akan menunjukkan cara arsipkan email di Outlook pada desktop, web, dan perangkat seluler Anda. Di mana pun Anda paling sering menggunakan Outlook, Anda dapat menyediakan ruang untuk pesan baru.

Tentang Pengarsipan Email di Outlook

Untuk Microsoft 365, akun pertukaran, dan Outlook di web, Anda memiliki folder Arsip default. Dengan akun server pertukaran, kebijakan penyimpanan mungkin berlaku. Untuk akun POP dan IMAP, Anda dapat membuat folder Arsip.

Dengan menggunakan folder Arsip, Anda dapat mengambil email apa pun yang Anda pindahkan ke sana nanti jika diperlukan.

Saat Anda memindahkan item ke folder Arsip menggunakan tombol seperti dijelaskan di bawah, hal ini tidak terjadi kurangi ukuran kotak masuk Anda. Jika Anda khawatir tentang ruang, Anda dapat membuat File Data Outlook (.pst) terpisah saat menggunakan Windows yang akan kami jelaskan di bawah.

Arsipkan Email Outlook di Windows

Anda dapat mengarsipkan email secara manual di Outlook pada Windows atau menggunakan salah satu fitur Arsip Otomatis yang tersedia. Fitur arsip otomatis ini mungkin berbeda tergantung pada versi Outlook Anda.

Arsipkan Email Secara Manual di Windows

Anda dapat mengarsipkan satu atau beberapa email secara manual dengan beberapa cara berbeda di Windows.

Mulailah dengan memilih email dengan salah satu cara berikut:

Untuk satu email, cukup pilih email tersebut.

Untuk sekelompok email yang berdekatan, pilih yang pertama, tahan Shift, dan pilih yang terakhir dalam rentang tersebut.

Untuk sekelompok email yang tidak berdekatan, pilih salah satu, tahan Ctrl, dan pilih satu email tambahan.

Setelah Anda memilih email yang ingin Anda arsipkan, lakukan salah satu hal berikut:

Seret email ke folder Arsip.

Pilih Arsippada pita di tab Berandaatau Pesan.

Klik kanan dan pilih Arsip.

Gunakan kunci BackspaceAnda.

Arsipkan Email Secara Otomatis di Windows

Di Windows, Anda dapat mengarsipkan email lama secara otomatis dengan melakukan pembersihan kotak surat atau mengatur Arsip Otomatis agar dijalankan sesering mungkin..

Lakukan Pembersihan Kotak Masuk

Anda dapat memindahkan email ke File Data Outlook menghemat ruang dan membersihkan kotak surat Anda dalam satu gerakan.

Pilih File>Info. Lalu, buka menu Alatdan pilih Bersihkan Item Lama.

Pilih kotak masuk, folder, dan subfolder akun email tempat Anda ingin melakukan pemeliharaan dan pilih tanggal pada kotak drop-down di bawah. Secara opsional, centang kotak untuk menyertakan email “Jangan Arsip Otomatis”.

Anda dapat melihat jalur file untuk lokasi file arsip sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya nanti jika diperlukan. Lihatlah cara berikut untuk mengakses file PST jika Anda mengalami masalah.

Pilih OKuntuk melakukan pembersihan.

Siapkan Arsip Otomatis

Untuk mengarsipkan item secara otomatis sesuai jadwal, Anda dapat menyiapkan opsi Arsip Otomatis.

Pilih File>Opsi. Pilih Lanjutandi sebelah kiri dan Pengaturan Arsip Otomatisdi sebelah kanan.

Centang kotak di bagian atas untuk mengetahui seberapa sering Anda ingin menjalankan Arsip Otomatis dan masukkan waktunya di dalam kotak. Secara opsional, Anda dapat menandai kotak centang yang diminta sebelum dijalankan.

Di bagian Selama Pengarsipan Otomatis, centang kotak Arsipkan atau hapus item lamalalu pilih usia email.

Anda kemudian dapat memilih untuk memindahkan item ke File Data Outlook atau menghapus item secara permanen.

Secara opsional, pilih tombol untuk menerapkan pengaturan ke semua folder Anda dan kemudian OKuntuk menyelesaikan pengaturan. Pilih OKdi jendela Opsi Outlook untuk menyimpan perubahan Anda.

Arsipkan Email Outlook di Mac

Anda dapat mengarsipkan email secara manual dan otomatis di Outlook di Mac, meskipun sedikit berbeda dibandingkan di Windows.

Arsipkan Email Secara Manual di Mac

Anda dapat mengarsipkan satu atau beberapa email secara manual dengan beberapa cara berbeda di Mac Anda.

Mulailah dengan memilih email dengan salah satu cara berikut:

Untuk satu email, cukup pilih email tersebut..

Untuk sekelompok email yang berdekatan, pilih yang pertama, tahan Shift, dan pilih yang terakhir dalam rentang tersebut.

Untuk sekelompok email yang tidak berdekatan, pilih salah satu, tahan Command, dan pilih satu email tambahan.

Setelah Anda memilih email yang ingin Anda arsipkan, lakukan salah satu hal berikut:

Pilih Pesan>Arsipdi bilah menu.

Pilih Arsippada pita di tab Beranda.

Klik kanan dan pilih Arsip.

Pilih tombol Arsip(kotak) di sebelah kanan kotak masuk.

Gunakan pintasan keyboard Kontrol + E.

Arsipkan Email Secara Otomatis di Mac

Meskipun tidak ada opsi arsip otomatis di Outlook di Mac, ada solusi yang mungkin cocok untuk Anda. Anda dapat menyiapkan aturan untuk mengarsipkan email tertentu berdasarkan tanggal.

Buka Outlook dan pilih Outlook>Pengaturandari bilah menu.

Pilih Aturandi jendela yang muncul.

Di sebelah kiri layar berikutnya, pilih akun jika Anda memiliki lebih dari satu.

Di sebelah kanan, pilih tombol tanda plusdi bagian bawah untuk menambahkan aturan baru.

Masukkan Nama aturandi bagian atas.

Untuk ketentuan, gunakan kotak drop-down di sebelah kiri untuk memilih jenis ketentuan. Anda dapat memilih Tanggal Diterimauntuk mendasarkan aturan Anda pada tanggal. Di sebelah kanan, masukkan rentang tanggal atau cukup gunakan kolom Sebelum tanggaluntuk memasukkan tanggal di masa lalu.

Catatan: Perlu diingat bahwa seiring berjalannya waktu, Anda mungkin ingin memperbarui aturan ini untuk menyertakan tanggal baru.

Untuk tindakannya, pilih Move to Folderdi kotak drop-down pertama dan pilih Archivedi daftar di sebelah kanan.

Secara opsional, gunakan tanda tambah di samping Kecuali jikauntuk email yang harus dihindari aturannya atau centang kotak di bawah untuk mengabaikan aturan lain yang memenuhi ketentuan yang sama.

Konfirmasikan bahwa kotak Enableddicentang dan pilih OKuntuk menyimpan aturan Anda..

Arsipkan Email Outlook di Web

Mengarsipkan email di Pandangan di web mirip dengan versi desktop.

Arsipkan Email di Web Secara Manual

Untuk satu email, pilih email tersebut atau centang kotak di sebelah kiri.

Untuk sekelompok email yang berdekatan, pilih yang pertama, tahan Shift, dan pilih yang terakhir dalam rentang tersebut.

Untuk sekelompok email yang tidak berdekatan, pilih salah satu, tahan Ctrl(Windows) atau Command(Mac), dan pilih satu email tambahan.

Setelah Anda memilih email yang ingin Anda arsipkan, lakukan salah satu hal berikut:

Pilih Arsippada toolbar di tab Beranda.

Klik kanan dan pilih Arsip.

Pilih tombol Arsip(kotak) di sebelah kanan kotak masuk.

Arsipkan Email di Web Secara Otomatis

Seperti di Mac, saat ini tidak ada fitur Arsip Otomatis di Outlook di web. Sebagai gantinya, Anda dapat menyiapkan aturan berdasarkan tanggal.

Pilih ikon roda gigidi kanan atas dan pilih Lihat semua pengaturan Outlookdi sidebar yang muncul.

Di paling kiri, pilih Maildan di sebelah kanan, pilih Aturan. Lalu, pilih Tambahkan aturan baru.

Beri nama aturan Anda di bagian atas.

Di bawah Tambahkan kondisi, gunakan daftar drop-down untuk memilih Sebelum. Lalu, tambahkan tanggal di sebelah kanan.

Catatan: Seperti di Mac, Anda mungkin ingin memperbarui aturan ini nanti untuk menyertakan tanggal baru.

Di bawah Tambahkan tindakan, gunakan daftar drop-down untuk memilih Pindahkan ke. Lalu, pilih Arsipdi sebelah kanan.

Secara opsional, pilih Tambahkanpengecualianuntuk email yang harus dihindari oleh aturan dan centang kotak untuk berhenti memproses aturan lainnya.

Untuk segera menjalankan aturan di kotak masuk Anda, tandai kotak centang Jalankan aturan sekarang. Lalu, pilih Simpan.

Arsipkan Email Outlook di Android dan iPhone

Jika Anda menggunakan Outlook di perangkat Android atau iPhone Anda, Anda juga dapat mengarsipkan email di sana. Saat ini, belum ada fitur Arsip Otomatis, tetapi Anda memiliki beberapa cara untuk mengarsipkan email secara manual..

Untuk mengarsipkan satu email, Anda dapat menggunakan tindakan menggesek. Geser email dari kiri ke kanan atau sebaliknya sesuai pengaturan Anda dan pilih ikon Arsip. Alternatifnya, buka email dan ketuk ikon Arsipdi bagian atas.

Untuk mengarsipkan beberapa email di kotak masuk Anda, ketuk dan tahan satu email dan Anda akan melihat layar pilihan. Pilih email yang tersisa lalu ketuk ikon Arsipdi bagian atas (Android) atau bawah (iPhone).

Mengurus email lama yang tidak diperlukan itu mudah dilakukan di Outlook di Windows, Mac, web, dan perangkat seluler Anda. Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengarsipkan email di Outlook, lihat cara untuk memperbaiki Outlook tidak terbuka.

.

Pos terkait: