Apakah Anda berencana meninggalkan pekerjaan dan ingin memastikan Anda mendapatkan salinan semua email Anda seandainya Anda perlu merujuknya di lain waktu? Atau mungkin Anda hanya ingin mengekspornya untuk tujuan cadangan jika Anda File PST Outlook menjadi rusak t, yang cukup sering terjadi.
Bagaimanapun, mencadangkan email Anda selalu merupakan ide yang baik. Bahkan jika Anda menggunakan layanan web seperti Outlook.com atau Gmail, itu masih bukan ide yang buruk untuk menggunakan klien desktop seperti Outlook untuk mengunduh semua email Anda sehingga Anda menyimpannya secara lokal. Layanan web dan raksasa seperti Microsoft dan Google mungkin tampak kebal terhadap kegagalan, tetapi Anda tidak pernah tahu kapan bencana besar dapat terjadi.
Pada artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara mengekspor surel Outlook Anda di Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 dan 2016. Saya juga akan menyebutkan prosedur jika Anda menggunakan Outlook untuk Mac. Ini perlu dicatat bahwa sebenarnya Impor dan Ekspor Wizard cukup banyak persis sama di semua versi, tetapi proses mendapatkan ke wizard telah berubah.
Mengekspor Email dari Outlook
Jika Anda menjalankan Outlook 2003, 2007, 2010, atau 2013, lalu periksa posting saya di cara mengekspor kontak Outlook untuk melihat prosedur untuk masuk ke wizard impor / ekspor. Jika Anda menjalankan Outlook 2016, lalu klik pada Filedan Buka & amp; Ekspor.
Di menu sebelah kanan, klik tombol Impor / Ekspor.
Ini sekarang akan memunculkan Panduan Impor / Ekspor, yang tampak sama di semua versi Office. Untuk memulai, Anda ingin memilih Ekspor ke file.
Pada layar berikutnya, Anda harus pilih jenis file: baik file CSV (Comma Separated Values) atau File Data Outlook (PST). Saya biasanya selalu menggunakan PST, sehingga lebih mudah untuk mengimpor kembali ke Outlook, tetapi Anda dapat memilih CSV jika Anda ingin mengimpor email ke klien email lain atau bahkan ke program seperti Excel atau Word.
Pada layar berikutnya, Anda harus memilih apa yang ingin Anda ekspor. Jika Anda ingin mendapatkan semua email Anda, biasanya Anda memilih Kotak Masukdan memastikan bahwa Sertakan subfolderdicentang. Jika Anda hanya ingin sebagian kecil email, Anda dapat mengklik tombol Filterdan kemudian memasukkan berbagai kriteria untuk mengurangi jumlah email yang akan diekspor.
Klik Selanjutnyadan Anda sekarang harus memilih lokasi untuk menyimpan file CSV atau PST Anda. Ada beberapa opsi yang dapat Anda pilih dari kesepakatan itu dengan bagaimana duplikat akan ditangani.
Akhirnya, klik Selesaidan Anda akan mendapat jendela yang menanyakan apakah Anda ingin melindungi file PST Anda dengan kata sandi opsional. Jika Anda akan menggunakan kata sandi di sini, perhatikan bahwa itu harus lebih dari 16 karakter. Selain itu, perhatikan bahwa ini tidak terlalu aman dan dapat diretas dengan mudah menggunakan perangkat lunak yang tepat.
Itu saja. Anda sekarang harus memiliki file CSV atau PST dengan semua email Anda disimpan di dalamnya. Anda sekarang dapat menyalin file ini ke lokasi yang aman untuk dicadangkan.
Mengekspor Email dari Outlook untuk Mac
Jika Anda menjalankan Office versi Mac, maka prosedur untuk mengekspor email berbeda. Sebenarnya, jenis file juga berbeda. Di Mac, Anda hanya memiliki satu opsi: Outlook untuk Mac Archive File (.OLM).
Klik pada Filedan kemudian Ekspor.
Dialog akan muncul di mana Anda dapat memilih item mana yang ingin Anda ekspor ke file arsip. Anda dapat memilih dari Mail, Kalender, Kontak, Tugas dan Catatan atau Anda dapat memilih dari item dalam kategori tertentu.
Klik Lanjutkandan Anda akan ditanya di mana Anda ingin menyimpan file. Itu saja. Tidak ada opsi lain saat mengekspor dari Outlook di Mac.
Setelah email Anda diekspor, Anda dapat membaca postingan saya di bagaimana cara impor mereka ke layanan email lain seperti Gmail, jika Anda berencana untuk beralih.