Cara Menggunakan Daftar Microsoft (Dan Mengapa Ini Luar Biasa)

Meskipun Microsoft sudah memiliki aplikasi Gaya papan Kanban (Microsoft Planner), Microsoft Lists yang baru dirilis memenuhi kebutuhan akan alat kolaborasi tugas yang lebih umum. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakan Microsoft Lists sendiri.

Pengguna yang akrab dengan Microsoft Sharepoint akan melihat kesamaannya dengan aplikasi Daftar baru, karena pada dasarnya ini adalah versi yang ditingkatkan dari alat yang sama. Meskipun daftar Sharepoint sebagian besar berisi tentang pengelolaan data dan dapat diakses melalui spreadsheet Excel, Daftar Microsoft lebih fokus pada kolaborasi dan dapat dilihat dalam berbagai cara yang mudah digunakan.

Apa Itu Daftar Microsoft?

Microsoft Lists sudah dijelaskan dengan cukup baik berdasarkan namanya, namun banyaknya produk serupa di gudang Microsoft masih membuat segalanya sedikit membingungkan. Microsoft Agenda sudah memungkinkan Anda menambahkan tugas ke daftar, sementara sesuatu seperti Perencana Microsoft berfungsi sebagai alat kolaborasi tim tangkas yang tepat. Lalu ada Sharepoint, yang memungkinkan Anda membuat daftar yang dapat dibagikan juga.

Microsoft Lists membedakan dirinya dari aplikasi ini melalui antarmuka modern, dukungan lintas platform, dan penyesuaian yang luar biasa. Ia berupaya untuk tidak menggantikan alat-alat ini tetapi untuk melengkapinya, dan untuk tujuan ini menyediakan integrasi asli dengan Planner dan Sharepoint.

Daftar dimaksudkan untuk membuat daftar serba guna, apa saja, mulai dari tugas hingga acara kalender dan bahkan sekadar entri data. Hal ini dipadukan dengan kemampuan untuk berbagi daftar ini dengan Tim Microsoft (sekali lagi, terintegrasi secara asli) untuk berdiskusi dan berkolaborasi pada item daftar apa pun.

Pada dasarnya, Microsoft Lists berfungsi sebagai alternatif yang ampuh terhadap alat manajemen proyek seperti Trello untuk tim yang menggunakan rangkaian Office 365, sehingga menutup kesenjangan besar dalam kemampuan ekosistem Microsoft.

Menggunakan Daftar Microsoft

Karena Microsoft Lists dimaksudkan untuk berfungsi sebagai alat pembuat daftar kolaboratif untuk tujuan umum, maka Microsoft Lists dirancang untuk bersifat lintas platform. Selain aplikasi desktop, Anda dapat mendownload aplikasi seluler Lists di ponsel Android dan iOS, selain versi web yang dapat diakses melalui browser apa pun.

Ini adalah bagian dari suite Office 365, namun Anda juga dapat menggunakannya sebagai pratinjau untuk saat ini dengan akun Microsoft apa pun bahkan tanpa berlangganan Office.

Untuk mencoba pratinjau Microsoft Lists, kunjungi list.live.com, yang bertindak sebagai aplikasi web untuk alat tersebut. Anda mungkin harus masuk dengan akun Microsoft Anda untuk mendapatkan akses..

Antarmukanya bersih dan rapi, dengan satu tombol menonjol di bagian atas: Daftar baru. Klik untuk membuat daftar pertama kita.

Di sinilah kita pertama kali melihat fleksibilitas Microsoft Lists. Anda dapat membuat daftar kosong, menggunakan templat yang sudah jadi, atau mengimpor file .csv sebagai daftar, mirip dengan Microsoft Sharepoint. Dan tentu saja, Anda juga bisa memilih template untuk membuat tipe daftar tertentu.

Memilih template juga memberi Anda pratinjau tentang tampilan template jika data sudah diisi, setelah itu Anda dapat mengklik tombol Gunakan templateuntuk melanjutkannya.

Sekarang cukup masukkan nama untuk daftar tersebut, beserta deskripsi opsional untuk memudahkan memahami tujuan daftar tersebut. Warna dan ikon akan dipilih secara default (berdasarkan jenis template) namun Anda juga dapat mengubahnya jika diinginkan. Pilih Buatjika Anda sudah puas.

Daftar baru akan terbuka dengan semua bidang (kolom) sudah ada, siap menerima data. Anda dapat menambahkan kolom lainnya dengan tombol Tambahkan kolomdi sebelah kanan, dan baris baru dengan opsi Tambahkan item barudi sebelah kiri.

Kategori sudah dikonfigurasi dengan tipe datanya masing-masing, jadi untuk bidang seperti tanggal, Anda akan mendapatkan kalender untuk dipilih.

Cukup masukkan semua kolom untuk membuat item baru, ulangi proses untuk entri sebanyak yang ingin Anda tambahkan. Seperti yang mungkin Anda perhatikan, kolom Dibuat olehmelacak siapa yang menambahkan item, sehingga memudahkan pengorganisasian jika ada beberapa orang yang menggunakan daftar yang sama.

Dan hanya itu yang Anda perlukan untuk memulai. mahir menggunakan Excel (atau Sharepoint) tersebut akan menemukan banyak fitur serupa seperti mengurutkan data dalam kolom atau menggunakan Filter untuk melihat pilihan daftar.

Anda bahkan dapat mengekspor daftar apa pun sebagai file CSV atau file Microsoft Power BI dengan tombol Ekspor di bagian atas.

Berbagi Daftar

Karena keseluruhan premis Microsoft Lists adalah tentang berkolaborasi dengan orang lain, mari kita lihat bagaimana Anda dapat berbagi daftar yang telah Anda buat.

Buka Daftar Microsoft yang ada..

Klik tombol Bagikandari bilah atas.

Sebuah jendela kecil akan muncul, memungkinkan Anda menambahkan nama dan pesan untuk orang-orang yang berbagi daftar dengan Anda. Semua ini opsional karena satu-satunya hal yang perlu Anda lakukan adalah Menyalin tautandan membagikannya dengan anggota tim Anda.

Secara default, izin tautan disetel untuk mengizinkan siapa saja yang memiliki tautan untuk mengedit daftar (setelah masuk), namun Anda juga dapat mengubahnya. Klik tombol Setelan berbagidi bagian atas jendela kecil ini (ikon roda gigi) untuk melihat semua opsi yang tersedia.

Sekarang Anda dapat mengubah akses berbagi, dari menonaktifkan persyaratan masuk hingga membatasinya hanya untuk orang yang ditambahkan ke organisasi Anda. Anda juga dapat mengatur kata sandi untuk lapisan keamanan tambahan, atau mengubah jenis izin yang diberikan tautan, sehingga hanya dapat dilihat jika diperlukan. Pilih Terapkansetelah Anda selesai untuk menerapkan perubahan.

Jangan khawatir tentang kesalahan apa pun yang dilakukan selama bagian ini; Anda selalu dapat menggunakan tombol Kelola aksesdi kanan atas untuk mengubah izin pengguna untuk daftar tertentu.

Membuat Tampilan di Daftar Microsoft

Daftar default bukan satu-satunya cara melihat daftar Microsoft. Anda dapat memilih dari empat tampilan berbeda: Daftar, Kalender, Galeri, dan Papan.

Fleksibilitas dalam memvisualisasikan informasi ini merupakan keunggulan lain yang dimiliki Daftar dibandingkan Sharepoint. Tidak ada tampilan yang sempurna – bergantung pada konten daftar yang dimaksud, beberapa tampilan lebih cocok dibandingkan yang lain.

Untuk membuat tampilan baru, buka daftar dan klik tombol Tambahkan tampilandi sebelah kanan (dengan ikon +).

Di sini Anda dapat memilih jenis daftar dan memasukkan informasi tambahan yang diperlukan. Galeri dan tampilan Daftar default hanya memerlukan nama, sedangkan Dewan mengharuskan Anda menentukan kolom untuk mengatur daftar. Tampilan Kalender meminta tata letak (Bulan atau Minggu) beserta tanggal mulai dan berakhir.

Klik tombol Buatsetelah memasukkan informasi agar tampilan baru dibuat untuk Anda.

Anda dapat mengedit item baru dalam tampilan ini, atau beralih kembali ke tampilan kisi dengan menggunakan tombol khusus di kiri atas..

Jika Anda memiliki beberapa tampilan, menurunkan menu tiga titik di sebelah kanan akan memungkinkan Anda memilihnya.

Otomatiskan Tugas dengan Membuat Aturan

Fitur penting dari aplikasi pembuatan daftar kolaboratif adalah kemampuan untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu. Untungnya, Microsoft Lists siap membantu Anda.

Kami menyebutnya tugas, namun untuk saat ini, satu-satunya hal yang dapat Anda otomatisasi adalah notifikasi. Anda dapat mengatur daftar untuk memberi tahu Anda ketika ada perubahan tertentu, sehingga Anda dapat melacak bagaimana daftar tersebut digunakan oleh tim Anda.

Untuk melakukannya, klik tombol Aturandi bilah atas, dan pilih Buat aturan.

Sebuah jendela baru akan muncul, meminta Anda memilih jenis kondisi yang notifikasinya ingin Anda picu. Pilih ikon yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Masukkan informasi lain yang diperlukan (seperti nama kolom yang akan dilacak dan ketentuan tambahan apa pun) dan nama atau alamat email orang yang akan diberi tahu.

Pilih Buatsetelah Anda selesai untuk menerapkan aturan baru.

Anda dapat membuka Aturan>Kelola aturankapan saja untuk melihat aturan yang berjalan pada daftar dan menonaktifkannya dengan sekali klik.

Apakah Daftar Microsoft Layak?

Bagi siapa pun yang sudah mengenal ekosistem Kantor 365, aplikasi Microsoft Lists adalah cara terbaik untuk mengatur semuanya, baik Anda mengerjakannya dengan tim kecil atau divisi perusahaan penuh.

Anda dapat membuat tugas, membuat daftar acara kalender, dan mendiskusikan setiap item dengan rekan satu tim Anda. Daftar ini sangat dapat disesuaikan, dengan beberapa template untuk membuat daftar yang sempurna untuk kasus penggunaan Anda, baik itu orientasi Karyawan atau pelacak Pengeluaran.

Dan itu sebelum kita memasuki integrasi asli dengan aplikasi Office 365 lainnya seperti Teams atau Planner, menjadikannya alat organisasi yang sempurna bagi seseorang yang akrab dengan aplikasi Microsoft..

Pos terkait: