Diagram Gantt adalah cara populer untuk melacak proyek, terutama untuk tim yang perlu mengingat durasi tugas. Dengan menggunakan bagan Gantt secara efektif, Anda dapat memastikan tugas yang berbeda tidak saling mengganggu, dan bahkan menentukan kapan tugas yang satu harus diselesaikan agar tugas yang lain dapat dimulai.
Ada beberapa cara untuk membuat bagan Gantt, tetapi dalam artikel ini kami akan menunjukkan cara membuatnya dalam program yang mungkin Anda miliki: Microsoft Excel. Meskipun mungkin tidak akan mengalahkan perangkat lunak yang dibuat khusus saat mengelola sejumlah besar tugas, untuk proyek kecil ini adalah alternatif yang sangat baik.
Cara Membuat Gantt Chart di Microsoft Excel
Hal yang menyenangkan tentang membuat Gantt chart di Excel adalah Anda mungkin sudah memiliki salinan spreadsheet dan tahu cara menggunakannya. Jika tidak, kami sarankan Anda memeriksa tutorial excel kami. Versi terbaru Microsoft Excel (kami menggunakan Office Online untuk panduan ini, meskipun Anda juga bisa mendapatkan Office 365 gratis ) menyertakan template Gantt, jadi mari kita lihat sekilas sebelum kami menunjukkan caranya untuk membuatnya sendiri.
Microsoft Excel Gantt Template
Sebelum mulai membuat bagan dari awal, harap perhatikan bahwa ada template Gantt yang disertakan di Excel. Jika Anda menggunakan Office Online, ini adalah salah satu Buku Kerja yang tersedia di layar beranda Excel
Templat bagan Gantt cukup bagus. Anda dapat memasukkan data Anda ke dalam tabel, yang kemudian secara otomatis mengekspor data ke dalam diagram batang terbalik. Kami merekomendasikan untuk mengotak-atiknya sedikit untuk melihat apa yang mungkin dengan bagan Excel Gantt. Namun, templatenya agak tidak fleksibel, jadi jika tidak cocok untuk Anda, Anda harus membuat bagan Gantt dari awal.
Membuat Gantt Chart Anda Sendiri
Jika Anda ingin segala sesuatunya persis seperti yang Anda suka, Anda harus mulai dengan buku kerja kosong. Untuk melakukannya, pilih tombol buku kerja kosong barudari bilah paling atas — semuanya mengarah ke kiri — dan tunggu sampai dimuat. Setelah selesai, Anda akan disajikan dengan spreadsheet kosong.
Sebelum Anda dapat membuat bagan Gantt, Anda perlu mengumpulkan beberapa data. Untuk tujuan ilustrasi, kita akan berpura-pura memiliki lima tugas dan memberi nomor 1 sampai 5. Tugas itu masuk ke kolom A. Di kolom B, tambahkan beberapa tanggal mulai fiktif empat tugas — pastikan sel diatur untuk menerima tanggal. Terakhir, di kolom C, atur durasi setiap tugas dalam hari.
Jika mau, Anda juga dapat menambahkan tanggal akhir di kolom C, lalu kurangi tanggal secara otomatis dan menampilkan durasi yang dihasilkan di kolom D. Namun, hanya untuk tujuan menyiapkan Gantt chart, tanggal mulai dan durasinya sudah cukup.
Dengan tanggal yang sudah siap, langkah selanjutnya adalah buat bagan bertumpukberdasarkan tanggal mulai tugas kita. Untuk itu, Anda perlu memilih semua data dalam tabel, dari A1 hingga C6, lalu pilih sisipkandi bagian atas halaman (baca semua tentang membuat grafik di Excel ).
Bilah alat akan berubah menjadi beberapa opsi grafik, Anda harus pergi ke opsi grafis dan klik panah bawah. Daftar panjang opsi akan muncul, di bawah bilahpilih bilah bertumpuk. Pastikan untuk tidak memilih yang disebut bilah tumpuk 100% karena itu tidak akan berfungsi.
Microsoft Excel akan mendapatkan untuk bekerja dan bagan baru akan muncul di tengah layar. Ini adalah awal dari bagan Gantt Anda, meskipun Anda belum sampai di sana.
Untuk satu, Anda akan mungkin perlu mengubah ukuran jendela (kita sudah melakukannya dalam contoh di atas), lalu ganti nama bagan dengan mengklik kotak judul bagan. Sementara Anda melakukannya,. Hapus juga legenda di bagian bawah bagan — yang bertuliskan tanggal mulaidan durasi— dengan memilihnya dan menekan tombol Hapuspada keyboard.
Selanjutnya, Anda perlu menyusun ulang bagan. Saat ini, tugas 5 ada di atas dan tugas 1 ada di bawah, dan harus sebaliknya. Untuk memperbaikinya, klik kanan di mana saja pada bagan dan pilih Formatdi kotak dialog yang muncul.
Bilah tugas baru akan terbuka di sisi kanan layar Anda, yang disebut "Bagan". Dari semua opsi, pilih Sumbu Vertikal.
Dalam menu yang terlipat, centang kotak di samping setelan yang menyatakan kategori dalam urutan terbalik. Itu akan menempatkan tugas 1 di atas dalam bagan.
Dengan ini selesai, hanya ada satu langkah yang tersisa, yaitu menghapus bagian biru — yang mewakili tanggal mulai — bilah dari bagan. Lagi pula, dalam bagan Gantt Anda hanya peduli dengan durasi tugas; bilah biru menghalangi.
Untuk menghilangkannya, klik kanan salah satu bilah biru bar. Kotak format lain akan muncul; klik itu. Sekali lagi, Anda akan membuka panel sebelah kanan. Namun kali ini, kita perlu mengklik entri untuk Seri “Tanggal Mulai”.
Dalam menu ini, klik item yang bertuliskan Isi, lalu pada menu warna besar yang muncul, pergi ke bawah dan pilih Tanpa isi.
Dengan itu, Gantt chart Anda sudah selesai. Kotak oranye (Anda dapat mewarnai ulang menggunakan perintah isian jika Anda mau) ditampilkan saat tugas tertentu sedang dikerjakan.
Gantt Charts di Excel
Itu sudah cukup untuk membantu Anda memulai membuat Gantt chart Anda sendiri. Meskipun templat yang ditawarkan Excel — belum lagi perangkat lunak manajemen proyek yang dibuat khusus — mungkin merupakan opsi yang lebih baik jika Anda berencana untuk mengelola banyak tugas, menggunakan opsi buatan sendiri seperti di atas mungkin lebih baik jika Anda melacak sejumlah kecil tugas atau ingin menambahkan rasa mudah pada presentasi.
Pos terkait: