Todoist adalah salah satu layanan tugas online paling fungsional yang memungkinkan Anda menjadi seproduktif mungkin dengan waktu terbatas Anda.
Meskipun sebelumnya kita telah membahas menggunakan Todoist bersama dengan metodologi Getting Things Done (GTD), banyak orang tidak menyadari bahwa Todoist memungkinkan Anda menyusun daftar menggunakan papan Kanban.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan papan Kanban di Todoist, dan bagaimana papan tersebut dapat lebih meningkatkan manajemen waktu dan produktivitas Anda.
Cara Menggunakan Papan Kanban di Todoist
Jika Anda memiliki menggunakan Trello sebelumnya, maka Anda tahu betapa bermanfaatnya pendekatan "daftar" Kanban. Ini memungkinkan Anda menyusun setiap fase proyek atau proses dalam daftar individual. Kemudian, Anda dapat menggeser item dari alur kerja tersebut ke seluruh proses saat setiap tugas pada item tersebut diselesaikan.
Setiap proyek di Todoist menggunakan format tata letak yang Anda pilih saat pertama kali membuat proyek. Standarnya adalah format daftar yang mungkin biasa Anda gunakan jika Anda telah menggunakan Todoist untuk sementara waktu.
Untuk membuat papan Kanban pertama Anda, Anda harus membuat proyek baru. Di samping Proyekdi menu sebelah kiri, pilih ikon plus.
Dalam kotak dialog Tambahkan proyek, setelah Anda menetapkan nama dan warnanya, cukup ubah Tampilanmenjadi Papan. Pilih Tambah.
Ini akan membuat proyek baru di menu sebelah kiri. Tapi sekarang, alih-alih menggunakan format daftar, Anda akan melihat bahwa proyek ditata menggunakan format papan Kanban.
Pada awalnya, itu tidak akan terlihat seperti papan, karena Anda perlu untuk membangunnya dengan mendefinisikan "bagian".
Sebelum Anda mulai melakukan ini, penting untuk memikirkan alur kerja atau “langkah-langkah” dalam proyek Anda.
Cara Menata Tata Letak Anda Dewan Kanban Proyek
Pikirkan rencana proyek Anda. Atau, jika Anda telah membuat papan Kanban baru ini untuk proyek di rumah, pikirkan langkah-langkah yang harus Anda lalui dari awal hingga akhir proyek Anda.
Dalam contoh ini, kami 'akan membangun papan untuk membuat bisnis situs web baru. Memikirkan tahap yang lebih besar dari proyek tersebut, kami akan membuat bagian untuk setiap tahap tersebut.
Dengan mempertimbangkan tahapan utama proyek Anda ini, beri nama setiap bagian dengan sesuatu yang deskriptif.
Isi bidang judul di bawah setiap bagian dan pilih Tambahkan bagian.
Lanjutkan ini untuk setiap langkah atau area utama proyek Anda. Ini tidak perlu menjadi langkah sebenarnya dalam proyek. Tetapi mereka harus berisi semua area fokus utama dalam beberapa cara logis yang masuk akal bagi Anda.
Setelah Anda selesai, papan Kanban kosong Anda di Todoist akan terlihat seperti di bawah ini.
Sekarang saatnya untuk mengisi papan Anda dengan item yang lebih kecil dalam rencana proyek Anda. Anggap ini sebagai sub-proyek yang mengemas tonggak utama.
Untuk menambahkan ini di bawah bagian, cukup pilih Tambahkan tugasuntuk menambahkan kartu subproyek itu.
Anda tidak perlu tambahkan detail apa pun. Saat ini, Anda baru saja menguraikan proyek dan langkah-langkah utama. Anda akan dapat menambahkan item tambahan nanti saat item tersebut muncul. Anda juga dapat menambahkan subdaftar dan jadwal nanti untuk masing-masing subdaftar ini juga.
Cukup pilih Tambahkan tugassetelah Anda selesai memberi nama masing-masing. Setelah selesai, Anda harus memiliki papan pendahuluan yang berisi seluruh rencana proyek awal Anda.
Setelah Anda menyiapkan semua sub-proyek ini, Anda siap untuk menyelami masing-masing dan memecahnya lebih jauh menjadi tugas yang lebih spesifik.
Bekerja Dengan Kartu Papan Kanban Todoist
Jika Anda memilih masing-masing kartu sub-proyek ini, Anda akan lihat semua yang dapat Anda siapkan untuk merencanakannya.
Yang terpenting, Anda dapat merencanakannya ke dalam sub-tugas. Untuk melakukannya, pilih Tambahkan subtugas.
Tuliskan tugas di bidang deskripsi. Pilih Jadwalkanjika Anda siap memasukkan tugas ke kalender, atau Anda dapat membiarkannya direncanakan nanti.
Pilih komentar ikon di sebelah kanan tugas untuk menambahkan komentar atau catatan yang akan membantu Anda setelah Anda mulai mengerjakan tugas tersebut.
Setelah Anda selesai menyiapkan tugas, cukup pilih Tambahkan tugas.
Setelah Anda selesai menyiapkan semua tugas, Anda akan memiliki subproyek yang direncanakan dengan cukup baik.
Pilih tab Komentaruntuk menambahkan catatan atau komentar terkait tugas yang ingin Anda sertakan. Ini berlaku untuk seluruh subproyek secara keseluruhan dan bukan subtugas mana pun.
Jika Anda bekerja dengan tim, tab Aktivitassangat berguna karena Anda dapat melihat siapa yang mengerjakan apa, dan kapan.
Seperti yang Anda lihat, pendekatan Todoist Kanban memungkinkan Anda merencanakan dan mengatur seluruh proyek menggunakan lebih sedikit ruang dan dalam format yang lebih logis.
Menggunakan Kanban untuk GTD
Satu hal terakhir yang harus diperhatikan adalah menggunakan tata letak Kanban untuk pendekatan GTD untuk manajemen waktu.
Menggunakan papan Todoist Kanban untuk ini dibuat khusus untuk alur kerja GTD. Ini karena idealnya di GTD Anda akan memiliki proyek yang disiapkan untuk jangka waktu berikut:
Anda dapat mengatur naik papan Kanban di Todoist dengan Minggu Inidi kiri terjauh, dan kemudian semua kerangka waktu lainnya mengalir ke dalamnya. Ini akan terlihat seperti ini.
Sekarang, tambahkan tugas di bawah daftar kerangka waktu yang benar, pindahkan dari kanan ke kiri saat tugas semakin dekat saat Anda pergi untuk menetapkannya untuk Anda sendiri.
Anda kemudian dapat menetapkan tanggal jatuh tempo saat Anda menambahkannya ke Minggu Ini, dan menambahkan item itu ke jadwal Anda selama perencanaan mingguan.
Seperti yang Anda lihat, papan Todoist Kanban berguna untuk banyak hal, dan memberi Anda pandangan yang lebih holistik tentang keseluruhan rencana atau jadwal Anda. Tidak peduli bagaimana Anda ingin menggunakannya, perencanaan waktu GTD, atau perencanaan proyek, papan Kanban patut dicoba.