Cara Menggunakan Gabungan Surat di Gmail

Bila Anda ingin mengirim email yang sama ke pelanggan, klien, karyawan, anggota klub, atau grup serupa, Anda dapat mengetikkan email satu kali dan mengirim pesan ke semua orang menggunakan alat gabungan surat Gmail.

Setelah dijuluki sebagai fitur “multi-kirim”, gabungan surat di Gmail memungkinkan Anda memasukkan Google Kontak atau milis dari Google Spreadsheet. Kemudian, personalisasikan pesan email Anda dengan tag gabungan, sertakan tautan berhenti berlangganan yang unik, dan nikmati proses email massal yang sederhana menggunakan aplikasi email favorit Anda.

Tentang Penggabungan Surat di Gmail

Mari kita lihat persyaratan akun Google, batas pengiriman, dan detail lainnya seputar gabungan surat di Gmail.

Penggabungan surat tersedia untuk pelanggan Google Workspace termasuk Workspace Individual, Business Standard dan Plus, Enterprise Starter, Standard, dan Plus, serta Education Standard dan Plus.

Akun Google Workspace yang didukung memiliki batas harian 2.000 email keluar. Dengan gabungan surat, Anda diperbolehkan mengirim email ke hingga 1.500 penerima, sehingga Anda hanya punya 500 email untuk email lainnya.

Anda hanya dapat menambahkan satu penerima ke bidang CC atau BCC menggunakan gabungan surat. Ingatlah bahwa ini mengirimkan email ke alamat tersebut untuk setiap penerima di bidang Kepada. Misalnya, jika Anda mengirim gabungan surat ke 100 penerima, alamat di bidang CC akan menerima 100 salinan email tersebut.

Anda dapat menyertakan lampiran menggunakan gabungan surat; namun, hal ini mengurangi ruang penyimpanan Anda. Misalnya, jika Anda mengirim lampiran berukuran 1 MB ke 100 penerima, Anda akan menggunakan ruang sebesar 100 MB.

Setiap pesan berisi tautan Berhenti Berlangganan unik yang dibuat secara otomatis di bagian bawah untuk berjaga-jaga jika penerima tersebut tidak ingin lagi menerima email Anda.

Jika penerima sebelumnya telah berhenti berlangganan pesan Anda dan Anda memasukkannya ke dalam gabungan surat, Anda akan melihat pemberitahuan setelah Anda mengirim email dengan jumlah penerima yang tidak akan menerima pesan tersebut.

Anda tidak dapat menggunakan gabungan surat untuk membalas atau meneruskan atau ketika Anda menjadwalkan email atau menggunakan modus rahasia.

Cara Menambahkan Penerima ke Gabungan Surat di Gmail

Meskipun Anda dapat pilih penerima email Anda setelah menulis pesan, sebaiknya pilih pesan terlebih dahulu saat menggunakan gabungan surat. Ini kemudian meminta Anda menggunakan tag gabungan yang tersedia untuk mempersonalisasi pesan.

Tambahkan Penerima Dari Google Kontak.

Untuk mulai menggunakan Google Kontak Anda sebagai penerima, ikuti langkah-langkah berikut.

Pilih Tulisdi kiri atas untuk membuat email baru. Gunakan ikon Tampilkan menu utama(tiga baris) jika Anda tidak melihat Compose.

Di jendela Tulis, pilih ikon Gunakan gabungan surat(simbol kontak) di ujung kanan bidang Kepadadan centang kotak Gabungan Surat.

Anda kemudian dapat mulai mengetikkan nama penerima dan memilihnya dari saran atau memilih tautan Kepadadan memilih penerima dari jendela Pilih Kontak.

Tambahkan Penerima Dari Google Spreadsheet

Untuk menyisipkan penerima dari Google Spreadsheet, mulailah dengan memastikan sheet Anda telah disiapkan dengan benar.

Semua informasi penerima harus ada di tab pertama spreadsheet.

Setiap penerima dan detailnya harus berada di baris terpisah.

Gunakan header kolom hanya teks untuk menentukan tag gabungan. Jika header berisi karakter khusus, tag gabungan diidentifikasi dengan huruf kolom, misalnya @A untuk kolom A.

Jika sheet Anda sudah siap digunakan, pilih Tulisdi kiri atas Gmail untuk membuat pesan.

Pilih ikon Gunakan gabungan suratdi ujung kanan bidang Kepadadan centang kotak Gabungan Surat. Lalu, pilih Tambahkan dari spreadsheet.

Di jendela yang muncul, gunakan tab Google Drive di bagian atas untuk mencari dan memilih Google Sheet. Lalu, pilih tombol Sisipkandi kanan bawah.

Di jendela berikutnya, gunakan kotak drop-down untuk memilih nama kolom yang berisi rincian penerima untuk tag gabungan. Perhatikan bahwa Anda mungkin hanya melihat kotak drop-down untuk Email, Nama Depan, dan Nama Belakang; namun, Anda akan melihat tag gabungan tersedia di email untuk detail lainnya di sheet Anda.

Pilih Finishdan Anda akan kembali ke jendela Compose dengan nama sheet di kolom To.

Kiat: Jika daftar penerima Anda ada di Excel, lihat cara untuk mengkonversi file Excel ke Google Sheets untuk gabungan surat.

Cara Menggunakan Gabungan Tag di Email Anda.

Setelah penerima Anda ditambahkan ke gabungan surat, Anda akan memiliki tag gabungan yang tersedia untuk digunakan.

Saat tulisan ini dibuat:

Jika Anda menambahkan penerima dari Google Kontak, Anda dapat menggunakan tag untuk nama depan, belakang, atau lengkap serta alamat email.

Jika Anda menambahkan penerima dari Google Spreadsheet, Anda dapat menggunakan tag untuk header kolom di spreadsheet Anda.

Tambahkan Tag Penggabungan

Untuk menambahkan tag ke email Anda, ketik simbol @ (At) dengan nama tag atau pilih tag dari daftar drop-down yang muncul.

Anda dapat menambahkan tag ke hampir semua tempat dalam pesan Anda kecuali baris subjek email dan dalam teks hyperlink.

Pratinjau Tag Penggabungan

Jika Anda penasaran bagaimana tampilan detailnya setelah memasukkan tag gabungan, Anda dapat dengan mudah melihat pratinjaunya.

Arahkan kursor ke tag gabungan dalam pesan Anda dan pilih Pratinjau.

Anda kemudian akan melihat jendela yang menampilkan setiap penerima dan detail terkait untuk tag tersebut. Jika Anda memiliki banyak penerima, Anda dapat menggunakan Pencarian di bagian atas untuk menemukannya.

Pilih OKsetelah selesai, dan Anda akan kembali ke jendela Compose.

Sertakan Nilai Default untuk Tag Gabungan

Anda juga dapat mengatur nilai default pada tag gabungan. Ini berguna jika penerima kehilangan detail yang ingin Anda tambahkan. Misalnya, jika Anda memasukkan tag gabungan Nama Depan dan penerima tidak mencantumkan nama depan, Anda dapat menggunakan kata atau frasa default.

Untuk menambahkan nilai default, arahkan kursor ke tag gabungan di email Anda dan pilih Tetapkan nilai default.

Tambahkan kata atau frasa di kotak yang muncul dan pilih Simpan.

Bagi penerima yang tidak memiliki informasi, tag gabungan di email akan diganti dengan nilai default.

Pratinjau dan Kirim Email Anda

Setelah selesai membuat gabungan surat di Gmail, Anda akan dapat melihat pratinjau email sebelum mengirimkannya. Hal ini memungkinkan Anda melihat email sesuai dengan keinginan penerima sehingga jika Anda perlu melakukan perubahan, Anda dapat melakukannya sebelum menekan tombol Kirim.

Jika Anda sudah siap, pilih Lanjutkandi bagian bawah jendela Tulis..

Anda akan melihat pesan pop-up dengan rincian singkat tentang email sampah saat mengirim email massal. Pilih Pelajari lebih lanjutuntuk informasi tambahan, lalu Pahamuntuk melanjutkan.

Selanjutnya, Anda akan melihat jendela pop-up lain yang menunjukkan jumlah penerima yang Anda kirimi email dan opsi untuk melihat pratinjau. Pilih Kirim pratinjau.

Anda akan menerima email berlabel “Pesan percobaan” di kotak masuk Anda dalam beberapa menit. Tag gabungan akan diisi dengan penerima pertama di daftar Anda atau nilai default jika berlaku.

Setelah meninjau pratinjau, Anda dapat kembali ke jendela Tulis untuk melakukan penyesuaian apa pun yang Anda suka. Saat Anda siap mengirim email, ikuti langkah-langkah yang sama dan pilih Kirim semuadi jendela Siap Kirim.

Anda dapat menemukan email gabungan surat yang Anda kirim di folder Terkirimseperti email lainnya yang dikirim.

Mempermudah Email Dengan Gmail Gabungan Surat

Saat Anda perlu mengirim buletin, pengumuman, atau email lainnya ke banyak orang, ingatlah fungsi gabungan surat di Gmail. Dengan kemampuan untuk menyisipkan kontak dari Google Spreadsheet, menggunakan kolom gabungan untuk email yang dipersonalisasi, dan melihat pratinjau pesan sebelum Anda mengirimkannya, semuanya tanpa add-on gabungan surat pihak ketiga, prosesnya menjadi lebih mudah.

Untuk tutorial terkait dengan aplikasi lain, lihat cara membuat gabungan surat di Microsoft Word untuk pesan cetak, bukan pemasaran email..