Komunikasi email tidak banyak berubah selama beberapa dekade terakhir sejak menjadi populer. Sebagian besar istilah yang kita gunakan saat ini adalah sama. Kami meminjam banyak istilah yang terkait dengan email dari hari-hari ketika kami berkomunikasi menggunakan surat kertas. CC dan BCC adalah contoh sempurna. Apa artinya semua itu?
Artikel ini akan membahas jargon email dan membantu Anda memahami untuk apa banyak fitur email yang Anda temui.
Apa Arti CC?
CC adalah singkatan dari Carbon Copy. Saat Anda mengetik alamat seseorang di bidang ini, Anda akan mengirimkan salinan email Anda kepada mereka. Ini berlaku untuk teknologi email apa pun yang mungkin Anda gunakan.
Istilah ini berasal dari masa ketika berkomunikasi melalui kertas sangat umum. Setiap orang membuat salinan dokumen dengan menempatkan selembar kertas karbon di antara dua lembar kertas biasa. Ketika pena memberikan tekanan pada lembaran atas, tulisan dipindahkan ke bagian bawah berkat kertas karbon. Hal ini memungkinkan orang untuk membuat dan mengirim salinan dengan cepat.
Email salinan karbon mungkin tidak lagi menggunakan kertas karbon, tetapi prinsipnya sama. Anda mengirim salinan email Anda ke orang lain. Jadi, ketika seseorang memberi tahu Anda untuk CC mereka, mereka menginginkan salinan email yang Anda kirim ke penerima. Misalnya, jika Anda berkomunikasi dengan klien, Anda mungkin ingin CC manajer Anda.
Apa Arti BCC?
BCC adalah singkatan dari Blind Carbon Copydan bekerja seperti CC, dengan satu perbedaan utama. Saat Anda CC seseorang, penerima email Anda akan melihat siapa lagi yang menerima email tersebut. Baik orang di bidang "Kepada" dan "CC" akan dapat melihat alamat satu sama lain. BCC menambahkan lapisan kerahasiaan. Hanya pengirim yang dapat melihat daftar tersebut, dan penerima BCC hanya akan melihat alamat email mereka di bidang BCC meskipun pengirim menambahkan lebih dari satu orang ke daftar tersebut.
Jika privasi diperlukan, gunakan bidang BCC. Misalnya, jika Anda sedang melakukan percakapan email dengan pelanggan dan Anda perlu menandai manajer Anda, Anda harus mengirimkan blind carbon copy. Tidak ada alasan bagi pelanggan Anda untuk mengetahui bahwa ada orang lain yang mengikutinya.
Email Etiket
Sekarang setelah Anda mengetahui apa arti CC dan BCC, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda mengirim CC daripada hanya menambahkan semua orang di bidang “Kepada”. Seperti disebutkan sebelumnya, semua orang dapat melihat siapa yang ditambahkan ke daftar CC. Secara teknis, CC tidak berbeda dengan bidang "Kepada" utama. Jadi mengapa menggunakannya?
Jawabannya sederhana: etiket. Bagian "Kepada" dicadangkan untuk penerima utama. Merekalah yang terlibat langsung dengan subjek email yang Anda kirim. Anda harus menggunakan bidang “CC” untuk mengirim salinan email tersebut ke pihak lain yang mungkin tertarik dengan informasi tersebut sekarang atau di masa mendatang.
CC berguna ketika Anda ingin orang lain memiliki salinan email jika mereka membutuhkannya.
BCC harus digunakan agar penerima utama tidak mengetahuinya siapa lagi yang menerima salinan email. Namun, ini juga berguna jika Anda perlu mengirim email ke daftar panjang orang. Semua orang yang terlibat tidak perlu melihat lusinan alamat email yang dilampirkan ke email mereka. Ingat bahwa penerima BCC hanya dapat melihat alamatnya di bidang BCC. Yang lainnya tetap tersembunyi.
Konon, semua ini tidak tertulis di atas batu. Tidak ada aturan yang ditetapkan. Banyak orang dan perusahaan mungkin memilih untuk menggunakan bidang email ini secara berbeda.
Istilah Email Penting Lainnya yang Harus Anda Ketahui
Anda dapat melakukan banyak hal dengan email, seperti penerusan dan membuat grup email, tetapi Anda harus terlebih dahulu memahami persyaratan untuk membuka semua fitur hebat ini. Mari kita telusuri istilahnya lebih jauh.
Subjek
Bidang Subjek digunakan untuk memberi tahu penerima tentang isi email tersebut. Ringkas informasi dalam beberapa kata. Ini juga akan membantu Anda menemukan email nanti dengan mengurutkan berdasarkan subjek.
Balas ke Semua
Biasanya, Anda membalas pengirim dengan menekan tombol Balas. Ini juga menyimpan email asli dan seluruh utas di atas untuk menyimpan informasi di ujung jari Anda.
Namun demikian, Anda juga memiliki opsi untuk Balas ke semua. Gunakan fitur ini saat Anda menjadi bagian dari daftar CC untuk mengirimkan tanggapan Anda kepada semua orang yang terlibat.
Teruskan
Apakah ada yang memberi tahu Anda "teruskan saya" dan Anda tidak yakin apa artinya itu? Istilah ini mengacu pada tombol Teruskan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memilih email yang Anda terima dan mengirimkannya ke orang lain selain pengirim aslinya. Ini menghemat banyak waktu Anda.
Spam
Spam email mengacu pada email sampah. Ini adalah konten yang tidak diminta yang dikirim seseorang kepada Anda dan ribuan orang lain yang merupakan bagian dari daftar email. Setiap layanan email, seperti Gmail atau Outlook, memiliki folder spam khusus untuknya. Namun, spam tidak selalu berakhir di sana secara otomatis. Dalam beberapa kasus, Anda perlu temukan email spam dan menghapusnya secara manual.
Daftar Blokir
Berbicara tentang spam, di sinilah daftar blokir berguna. Sebelumnya dikenal sebagai daftar hitam, daftar blokir hanyalah daftar alamat yang diblokir secara permanen. Beberapa pengirim dikenal sebagai spammer, jadi penyedia layanan email Anda akan secara otomatis memasukkan mereka ke daftar blokir, tetapi terkadang Anda perlu blokir alamatnya sendiri.
Semoga, kami berhasil menyelesaikannya, dan sekarang Anda jauh lebih baik dan mengirim dan mengelola email Anda. Pastikan Anda tidak mencampur CC dan BCC saat situasi menuntut menggunakan satu atau yang lain.