Setelah Anda mempelajari cara mengatur dan menggunakan Zoom, Anda mungkin merasa siap untuk rapat online besar pertama Anda. Namun, tuan rumah yang baik tahu bahwa presentasi Zoom yang sukses membutuhkan banyak persiapan, serta mengikuti beberapa aturan.
Jika Anda ingin menyelesaikan rapat besar berikutnya di Zoom, berikut beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan Anda tampil sebagai presenter yang percaya diri dan menarik.
Periksa Peralatan Anda
Hal pertama yang harus dilakukan untuk menghindari cegukan selama presentasi Zoom adalah memeriksa peralatan Anda. Ada berbagai pengujian yang dapat Anda lakukan untuk periksa apakah kamera web Anda berfungsi serta perbaikan yang dapat Anda lakukan jika mikrofon sepertinya tidak berfungsi Anda dengan benar.
Setelah Anda menguji webcam, pastikan Anda memposisikannya agar orang lain dapat melihat wajah Anda, bukan hanya dahi atau bahu Anda. Untuk melakukan itu, pertama-tama putuskan apakah Anda memberikan presentasi dengan berdiri atau duduk, lalu sesuaikan level kamera Anda.
Beberapa hal penting lainnya untuk diperiksa termasuk baterai laptop Anda. Colokkan jika Anda tidak yakin baterai akan bertahan selama presentasi Anda. Periksa juga koneksi internet Anda. Video atau audio yang tertinggal akan membuat peserta lebih sulit untuk tetap fokus.
Dress to Impress
Setelah Anda selesai dengan sisi teknis, perhatikan baik-baik diri Anda dan lingkungan Anda. Jika Anda berencana untuk menyetel video Anda, mungkin bijaksana untuk mengganti PJ Anda meskipun Anda di rumah. Berdandan akan membantu Anda merasa lebih percaya diri dan memberikan motivasi yang tepat.
Jika Anda tidak puas dengan lingkungan sekitar, Anda selalu dapat menggunakan Fitur latar belakang virtual Zoom yang luar biasa dan memastikan tidak ada apa pun di belakang atau di sekitar Anda yang dapat mengalihkan perhatian peserta dari Zoom Anda presentasi.
Latih Presentasi Anda Sebelumnya
Meskipun Anda seorang pembicara publik yang percaya diri, tidak ada salahnya untuk melatih beberapa momen penting dalam presentasi. Tidak mungkin untuk memprediksi setiap masalah yang mungkin timbul, terutama dengan presentasi Zoom, jadi mungkin sulit untuk berimprovisasi di tempat jika Anda belum melatih semuanya sebelumnya.
Ide yang bagus adalah melakukan presentasi demo di rumah dengan anggota keluarga, atau dengan teman melalui internet. Ini akan memberi Anda gambaran tentang apa yang diharapkan dari pertemuan Anda di masa depan dan tantangan apa yang perlu Anda atasi sebelum melakukan presentasi Anda.
Matikan Pemberitahuan Entri Rapat
Salah satu cara untuk meminimalkan gangguan selama rapat Zoom Anda adalah dengan menonaktifkan pemberitahuan entri untuk peserta. Tidak semua orang akan muncul tepat waktu, dan bergantung pada ukuran tim Anda, mendengar dering itu dan melihat pemberitahuan untuk setiap entri baru yang muncul mungkin tidak hanya mengganggu proses presentasi Anda tetapi juga mengganggu Anda.
Untuk menonaktifkan pemberitahuan ini, buka akun Zoom Anda Setelan>Rapat>Dalam Rapatdan alihkan ke Pemberitahuan suara ketika seseorang bergabung atau keluardisetel ke off.
Minta Seseorang untuk Memantau Ruang Tunggu
Zoom memiliki Ruang Tunggu di mana setiap peserta berkumpul sebelum memasuki rapat. Ini adalah strategi yang efektif untuk menghindari orang-orang yang bergabung dan merusak presentasi Anda. Kelemahan dari sistem ini adalah Anda harus menyetujui setiap permintaan secara manual dari Ruang Tunggu. Jika seseorang terlambat atau mencoba untuk bergabung kembali dengan rapat setelah sudah dimulai, Anda mungkin tidak memperhatikan pemberitahuan dan membiarkan orang tersebut terjebak dalam limbo Zoom pribadinya.
Untuk menghindarinya, Anda dapat meminta salah satu kolega Anda untuk melihat jendela Peserta untuk mengizinkan peserta lain masuk dari Ruang Tunggu.
Pelajari Pintasan Zoom Penting
Belajar pintasan yang paling berguna di Zoom dapat membantu Anda menguasai presentasi dan menjadi pembawa acara yang profesional. Plus, beberapa di antaranya akan membantu Anda dengan cepat menyelesaikan masalah yang tidak terduga dan menghemat waktu selama presentasi Anda. Berikut ini beberapa pintasan Zoom terpenting yang perlu Anda ketahui.
Pintasan ini akan menonaktifkan semua orang sekaligus kecuali host (Anda).
Ini akan mengaktifkan semua orang untuk semua orang kecuali tuan rumah.
Pintasan praktis saat Anda perlu mengambil tangkapan layar dari pertemuan Zoom Anda.
Jika Anda dalam mode bisu dan ingin menjawab pertanyaan dengan cepat lalu kembali ke mode bisu, tahan spasi sambil berbicara untuk membunyikan diri Anda sendiri untuk sementara.
Anda dapat mempelajari sisa pintasan keyboard Zoom yang berguna di Pengaturan aplikasi. Buka aplikasi Zoom di desktop Anda, masuk ke akun Anda, dan buka Pengaturan. Pilih Pintasan Keyboarduntuk melihat daftar pintasan lengkap.
Minta Peserta untuk Membungkam Audio Mereka
Meminta orang untuk membungkam mikrofon mereka selama presentasi Zoom mungkin tampak seperti tip yang jelas. Namun, jika Anda memiliki orang yang tidak terbiasa dengan format presentasi online ini di tim Anda, sebaiknya tunjukkan hal ini sebelum Anda mulai memberikan presentasi.
Anda dapat membantu mereka dengan menunjukkan cara melakukan ini dalam Zoom.
Anda dapat membisukan audio Anda menggunakan pintasan Alt + A(untuk Windows) atau Cmd + Shift + A(untuk Mac) , atau melalui Setelanaplikasi Zoom dengan mengikuti jalur Setelan>Audio>Matikan mikrofon saya saat bergabung dalam rapat.
Jeda Presentasi Anda untuk Menjawab Pertanyaan
Tidak peduli seberapa detail presentasi Anda, audiens Anda mungkin memiliki pertanyaan atau komentar yang ingin mereka bagikan dengan tim. Ini membantu untuk sering menjeda presentasi Anda untuk mengklarifikasi jika informasinya jelas bagi semua orang dan jika kolega Anda memiliki sesuatu untuk ditambahkan.
Simpan Log Obrolan untuk Tindak Lanjut
Penting untuk membuat catatan selama presentasi bahkan saat Anda yang menyelenggarakannya. Pertanyaan dan pernyataan penting yang dibuat oleh peserta Anda selama rapat dapat menjadi hal yang bagus untuk tindak lanjut di masa mendatang. Untungnya, Zoom dapat melakukannya untuk Anda dengan fitur yang memungkinkan Anda menyimpan log obrolan.
Zoom tidak akan menyimpan riwayat obrolan Anda secara otomatis, Anda harus mengaktifkan fungsi ini terlebih dahulu.
Untuk melakukannya, masuk ke akun Zoom Anda Pengaturandan ikuti jalur Rapat>Dalam Rapat (Dasar) >Otomatis menyimpan obrolan. Ini secara otomatis akan menyimpan semua pesan dalam obrolan, bahkan yang dikirim secara pribadi di antara peserta.
Rekam Presentasi Zoom Anda
Salah satu tip terakhir adalah rekam presentasi Zoom Anda. Ini bisa bermanfaat di lebih dari satu level. Anda dapat mengirimkan rekaman kepada orang-orang yang tidak dapat hadir, serta kepada peserta yang ingin membahas bagian-bagian tertentu secara lebih mendetail. Anda juga dapat menggunakan rekaman untuk menganalisis keterampilan presentasi Anda dan meningkatkan keterampilan Anda sebagai pembicara publik.
Jika Anda khawatir lupa merekam rapat Anda, Anda dapat membuka Zoom Pengaturan>Merekamdan mengaktifkan Perekaman otomatisrapat Zoom Anda saat dimulai.
Saatnya Meningkatkan Keterampilan Presentasi Zoom Anda
Mengadakan rapat kerja besar di aplikasi seperti Zoom adalah kenyataan baru. Suka atau tidak, kita harus beradaptasi dengannya. Kabar baiknya adalah, Zoom cukup intuitif dan mudah digunakan. Selama Anda lakukan semua tes dan pemeriksaan terlebih dahulu, presentasi Anda sudah pasti akan berjalan dengan lancar.
Apakah Anda pernah mengadakan pertemuan besar di Zoom? Apa beberapa tips yang ingin Anda bagikan dengan seseorang yang akan mengadakan presentasi di Zoom untuk pertama kalinya? Bagikan pengetahuan Zoom Anda dengan kami di bagian komentar di bawah.