Daftar drop-down di Excel adalah alat yang hebat. Mereka memungkinkan Anda memberikan panah tarik-turun kepada pengguna yang, ketika dipilih, memberi mereka daftar pilihan.
Ini dapat mengurangi kesalahan entri data karena menghindari pengguna untuk mengetik jawaban secara langsung. Excel bahkan memungkinkan Anda menarik item untuk daftar drop-down tersebut dari rentang sel.
Namun, itu tidak berhenti di situ. Menggunakan beberapa cara kreatif untuk mengonfigurasi validasi data untuk sel drop-down, Anda bahkan dapat membuat beberapa daftar drop-down yang ditautkan, di mana item yang tersedia di daftar kedua bergantung pada bagian yang dibuat pengguna di daftar pertama .
Apa Manfaat Beberapa Daftar Turun Bawah Tertaut?
Pertimbangkan bahwa sebagian besar formulir online mengisi daftar tarik-turun sekunder berdasarkan apa yang Anda jawab dalam daftar drop-down sebelum itu. Ini berarti Anda dapat membuat lembar entri data Excel sama canggihnya dengan formulir online. Itu akan memodifikasi dirinya sendiri berdasarkan jawaban pengguna.
Misalnya, Anda menggunakan spreadsheet Excel untuk mengumpulkan informasi komputer dari pengguna Anda yang membutuhkan perbaikan komputer.
Opsi entri mungkin terlihat seperti ini:
Seperti yang Anda lihat dari ini pohon, informasi yang harus tersedia untuk dipilih untuk "Jenis Bagian" bergantung pada Bagian Komputer mana yang dipilih pengguna dalam daftar tarik-turun pertama.
Dalam contoh ini, spreadsheet Anda mungkin mulai terlihat seperti ini:
Jika Anda membuat beberapa daftar drop-down tertaut, Anda dapat menggunakan item yang dipilih dari daftar drop-down di B1 untuk mengarahkan konten daftar drop-down di B2.
Ayo ambil e lihat bagaimana Anda dapat mengatur ini. Juga, jangan ragu untuk unduh contoh Excel kami sheet dengan contoh di bawah ini.
Buat Lembar Sumber Daftar Drop-Down Anda
Cara terbersih untuk mengatur sesuatu seperti ini adalah dengan membuat tab baru di Excel tempat Anda dapat mengonfigurasi semua daftar drop-down Anda item.
Untuk menyiapkan daftar drop-down tertaut ini, buat tabel di mana header di bagian atas adalah semua bagian komputer yang ingin Anda sertakan dalam daftar dropdown pertama. Kemudian buat daftar semua item (jenis bagian) yang harus berada di bawah header itu.
Selanjutnya, Anda ingin memilih dan memberi nama setiap rentang sehingga saat Anda menyiapkan Validasi Data nanti, Anda akan dapat memilih yang benar.
Untuk melakukannya, pilih semua item di bawah setiap kolom dan nama yang dipilih memiliki rentang yang sama dengan header. Untuk memberi nama tabel, Anda cukup mengetikkan nama di bidang di atas kolom “A”.
Misalnya, pilih sel A2sampai A5, dan beri nama rentang tersebut “Monitor”.
Ulangi proses ini sampai Anda memiliki semua rentang yang dinamai dengan tepat.
Cara alternatif untuk melakukannya adalah dengan menggunakan fitur Buat dari Pilihan di Excel. Ini memungkinkan Anda memberi nama semua rentang seperti proses manual di atas, tetapi dengan satu klik.
Untuk melakukannya, cukup pilih semua rentang di lembar kedua yang Anda buat. Kemudian pilih Rumusdari menu, dan pilih Buat dari Pilihandi pita.
Jendela pop-up akan muncul. Pastikan hanya Baris atasyang dipilih, lalu pilih OK.
Ini akan menggunakan nilai header di bagian atas baris untuk memberi nama setiap rentang di bawahnya.
Siapkan Daftar Drop-down Pertama Anda
Sekarang saatnya menyiapkan beberapa daftar drop-down tertaut Anda. Untuk melakukannya:
1. Kembali ke lembar pertama, pilih sel kosong di sebelah kanan label pertama. Kemudian pilih Datadari menu, dan pilih Validasi Datadi pita.
2. Di jendela Validasi Data yang terbuka, pilih Daftardi bawah Izinkan, dan di bawah Sumber, pilih ikon panah atas. Ini akan memungkinkan Anda memilih rentang sel yang ingin Anda gunakan sebagai sumber untuk daftar drop-down ini.
3. Pilih lembar kedua tempat Anda menyiapkan data sumber daftar turun bawah, lalu pilih hanya bidang header. Ini akan digunakan untuk mengisi daftar drop-down awal di sel yang Anda pilih.
4. Pilih panah bawah di jendela pilihan untuk memperluas jendela Validasi Data. Anda akan melihat rentang yang Anda pilih sekarang ditampilkan di bidang Sumber. Pilih Okeuntuk menyelesaikan.
5. Sekarang, kembali ke lembar utama, Anda akan melihat bahwa daftar drop-down pertama berisi masing-masing bidang header dari lembar kedua.
Sekarang drop pertama Anda -down list selesai, saatnya membuat daftar drop-down berikutnya yang tertaut.
Siapkan Drop Down List Pertama Anda
Pilih sel kedua yang ingin Anda muat daftarnya item untuk bergantung pada apa yang dipilih di sel pertama.
Ulangi proses di atas untuk membuka jendela Validasi Data. Pilih Daftardi tarik-turun Izinkan. Bidang Sumber adalah apa yang akan menarik item daftar tergantung pada apa yang dipilih dalam daftar drop-down pertama.
Untuk melakukannya, masukkan rumus berikut:
=INDIRECT ($B$1)
Bagaimana cara kerja fungsi INDIRECT?
Fungsi ini mengembalikan referensi Excel yang valid (dalam hal ini ke rentang), dari string teks. Dalam hal ini, string teks adalah nama rentang yang dilewati oleh sel pertama ($B$1). Jadi INDIRECT mengambil nama rentang dan kemudian memberikan validasi data tarik-turun dengan rentang yang benar terkait dengan nama itu.
Catatan: Jika Anda mengonfigurasi validasi data untuk ini drop-down kedua tanpa memilih nilai dari drop-down pertama, Anda akan melihat pesan kesalahan. Anda dapat memilih Yauntuk mengabaikan kesalahan dan melanjutkan.
Sekarang, uji beberapa daftar tarik-turun tertaut baru Anda. Gunakan drop-down pertama untuk memilih salah satu bagian komputer. Saat Anda memilih drop-down kedua, Anda akan melihat item daftar yang sesuai untuk bagian komputer tersebut. Ini adalah jenis bagian di kolom pada lembar kedua yang Anda isi untuk bagian itu.
Menggunakan Beberapa Daftar Drop-Down Tertaut di Excel
Seperti yang Anda lihat, ini adalah cara yang sangat keren untuk membuat spreadsheet Anda jauh lebih dinamis. Dengan mengisi daftar drop-down berikutnya sebagai tanggapan atas apa yang pengguna pilih di sel lain, Anda dapat membuat spreadsheet Anda jauh lebih responsif terhadap pengguna, dan datanya jauh lebih berguna.
Bermain-mainlah dengan tips di atas dan lihat jenis daftar tarik-turun tertaut yang menarik yang dapat Anda buat di spreadsheet. Bagikan beberapa kiat menarik Anda sendiri di bagian komentar di bawah.