Mencari cara agar lebih terorganisir memastikan tidak membuang waktu adalah perjuangan yang konstan, terutama bagi orang-orang yang sangat sibuk.
Ada banyak buku dan ribuan artikel yang memuat “Getting Things Done “Prinsip-prinsip (GTD). Tetapi bagi banyak orang, ide dan prinsip GTD bisa terasa seperti banyak pekerjaan sehingga ketika Anda selesai mengorganisir Anda tidak akan punya waktu untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan apa pun.
Karena itulah penting untuk mengatur aplikasi dan otomatisasi yang melakukan banyak prinsip GTD untuk Anda. Atau paling tidak cara Anda menggunakan aplikasi-aplikasi itu harus membuat mendapatkan dan tetap teratur dan efisien tanpa usaha.
Bebaskan Pikiran Anda Berantakan dengan Kotak Masuk
Ketika Anda ingin menyelesaikan sesuatu, "kotak masuk" sangat penting. Bukan kotak masuk email, tapi kotak masuk tugas.
Cara paling penting untuk membantu pikiran Anda tetap fokus dan lebih teratur adalah dengan menghilangkan kekacauan. Kekacauan berarti ide-ide atau momen-momen ketika Anda mengingat tugas yang harus Anda selesaikan. Dengan melemparkan gangguan yang cepat ke dalam kotak masuk, Anda dapat mengeluarkannya dari kepala dan menghindari gangguan.
Apa pun yang harus dilakukan aplikasi yang Anda gunakan untuk ini, asalkan ini memiliki kotak masuk. Paling baik jika aplikasi menyertakan alat berbasis web dan aplikasi seluler, sehingga Anda dapat mengumpulkan ide-ide ini di mana pun Anda berada atau apa pun yang sedang Anda lakukan.
In_content_1 semua: [300x250] / dfp: [640x360]->Ikuti langkah ini lebih jauh dengan mengintegrasikan kotak masuk Anda dengan akun email Anda. Misalnya, Anda dapat menginstal ToDoist untuk plugin Gmail Chrome yang mengintegrasikan ToDoist dengan akun Gmail Anda.
Dengan plugin ini Anda dapat memilih ikon ToDoist di bagian atas email yang terbuka , dan gunakan fitur Tugas Tambah Cepatuntuk menambahkan email ke kotak masuk Anda sebagai tugas baru.
Ini memungkinkan Anda menghindari membuang-buang waktu melakukan tugas-tugas kecil saat Anda mencoba untuk mendapatkan kotak masuk email Anda diurus. Cukup sisihkan email yang memerlukan waktu Anda sebagai tugas baru, dan lanjutkan.
Dengan sebagian besar aplikasi yang harus dilakukan, biasanya ada juga ekstensi Chrome untuk browser.
Ini memungkinkan Anda menambahkan tugas baru berdasarkan informasi yang Anda baca di halaman web. Idenya adalah untuk memberi diri Anda cara cepat dan mudah untuk menambahkan ide ke kotak masuk Anda sehingga Anda tidak perlu mencoba dan mengingatnya nanti.
Salah satu cara terbaik untuk lebih terorganisir adalah menjaga Anda pikiran jernih dan gratis.
Jadikan Kalender Anda Tetap Teratur
Terlalu banyak orang yang mencoba menggunakan kalender mereka dan kotak masuk mereka untuk hal yang sama; untuk melacak tugas. Bukan untuk apa kalender itu.
Kalender Anda adalah tempat Anda hanya menjadwalkan acara yang berhubungan dengan waktu. Tidak semua tugas. Kalender Anda hanya boleh mencakup item-item berikut:
Blok "waktu fokus" itu tidak boleh spesifik untuk tugas di dalam kalender. Ini adalah daftar tugas Anda, dan daftar pekerjaan Anda adalah tempat Anda akan memutuskan tugas yang Anda kerjakan selanjutnya selama blok waktu fokus tersebut.
Di luar acara berulang, janji, dan waktu fokus, sisa kalender Anda harus tetap terbuka untuk rapat atau tugas tak terduga lainnya.
Jika Anda memiliki waktu, Anda selalu dapat mengisinya dengan waktu fokus yang lebih banyak untuk tugas Anda. Jika rapat dijadwalkan sesuai waktu fokus, maka alihkan sesuai kebutuhan.
Anda akan melihat bahwa kalender di atas memiliki Pementasan Tugassetiap pagi, dan Tinjauan Tugas Mingguan pada hari Jumat. Di sinilah Anda memilah kotak masuk Anda, dan merencanakan serta memprioritaskan proyek Anda seperti yang dijelaskan di bagian di bawah ini.
Singkirkan Daftar Pekerjaan Anda Dengan Mengubah Prioritas
Kehidupan berubah dengan cepat, dan perubahan itu dapat mengubah prioritas Anda.
Daftar pekerjaan apa pun yang Anda gunakan harus diatur dengan proyek tingkat atas yang mewakili prioritas kehidupan tersebut. Misalnya, area paling penting dalam hidup saya yang saya fokuskan dengan tugas-tugas saya meliputi:
Selama peninjauan tugas mingguan, Anda ingin memindai semua area tugas Anda dan pastikan bahwa tugas yang Anda masukkan dalam semua proyek ini masih relevan dan penting.
Anda melakukan ini dengan mengubah tingkat prioritas tugas, atau menghapusnya sepenuhnya.
Salah satu prinsip terpenting dalam GTD adalah menyingkirkan hal-hal yang tidak lagi penting. Ini adalah tugas yang hanya mengambil ruang dan membuat kekacauan. Menyingkirkan kekacauan ini adalah salah satu cara terbaik untuk lebih terorganisir.
Saat melihat setiap tugas, ikuti tiga langkah.
Cara mudah untuk memastikan Anda melakukan ini setiap minggu adalah dengan menggunakan aplikasi seluler yang harus dilakukan dan meninjau tugas serta prioritas saat Anda sedang santai di rumah. Duduklah di geladak, minum kopi, dan pindai dan prioritaskan kembali tugas Anda.
Rencanakan Proyek dengan Tepat & Lebih Perkiraan Waktu
Habiskan waktu setiap pagi untuk mengerjakan kotak masuk tugas dan merencanakan dua komponen utama dari setiap tugas.
Perkiraan waktu hanyalah penilaian tentang upaya. Jika Anda diberikan satu sesi penuh, akankah dibutuhkan 5-15 menit, 15-30 menit, 30-60 menit, atau lebih dari satu jam? Buat label berwarna untuk jangka waktu ini, dan terapkan pada setiap tugas baru.
Saat memperkirakan waktu yang dibutuhkan tugas, selalu sedikit terlalu tinggi. Kalau tidak, Anda akan selalu kehabisan waktu dengan tugas-tugas yang belum selesai.
Kekritisan dari setiap tugas adalah seberapa cepat Anda perlu menyelesaikannya? Apakah bos Anda mengatakan agar laporannya selesai pada hari Jumat? Itu adalah "Prioritas 1" yang harus Anda soroti dengan warna merah. Apakah ini bab buku yang ingin Anda tulis suatu hari? Itu adalah "Prioritas 3" dan disorot dengan warna biru.
Warna spesifik tidak masalah, asalkan Anda mengerti apa arti warna itu.
Kombinasikan Tugas dengan Hal-Hal yang Anda Suka Lakukan
Tidak semuanya terasa seperti tugas. Bahkan, semakin banyak tugas yang dapat Anda gabungkan satu sama lain, semakin banyak waktu Anda akan dibebaskan.
Berikut adalah beberapa contoh.
Dengan sedikit kreativitas, Anda dapat menggabungkan banyak tugas dalam daftar tugas dan menyelesaikan banyak tugas selama jam tumpang tindih dalam jadwal Anda.
Manajemen waktu kreatif semacam ini adalah kunci untuk menjadi super efisien menggunakan prinsip-prinsip GTD.
Prioritaskan Menggunakan Waktu Daripada Pentingnya
Saat Anda memprioritaskan tugas, jangan pikirkan mereka dalam hal seberapa penting mereka adalah untuk tujuan lama Anda. Pikirkan mereka dalam hal urgensi.
Seberapa mendesak Anda menyelesaikan tugas itu? Apa yang akan terjadi jika Anda mengambil satu hari lagi, atau satu minggu lagi, untuk mencapainya?
Satu-satunya tugas yang seharusnya menjadi "Prioritas 1" adalah mereka yang memiliki tenggat waktu yang keras dalam 24 jam. Jika Anda memiliki beberapa hari lagi (kemudian), maka jadikan "Prioritas 2". Untuk tugas apa pun yang ingin Anda selesaikan "suatu hari" jika Anda punya waktu, jadikan itu sebagai "Prioritas 3".
Setiap pagi, tinjau jadwal harian Anda untuk memastikannya seimbang dan realistis.
Jika ada banyak warna merah, sekilas perkiraan waktu Anda untuk tugas-tugas itu dan pastikan tugas itu dapat masuk ke dalam blok waktu fokus Anda. Jika tidak, maka Anda harus menghubungi siapa pun yang membuat batas waktu untuk Anda dan juga meminta batas waktu berikutnya, atau mendelegasikan kepada seseorang di tim Anda yang memiliki waktu.
Anda harus berurusan dengan semuanya dalam hal "waktu". Pentingnya berarti “seberapa sedikit waktu yang tersisa untuk menyelesaikan tugas ini?”
Setelah waktu fokus Anda tiba di siang hari, tutup semua yang lain (termasuk email) dan mulailah mengerjakan tugas-tugas itu.
Gunakan Pengingat Secara Efektif
Pengingat bisa sangat menjengkelkan jika Anda tidak menggunakannya secara efektif. Anda hanya perlu mengatur pengingat untuk tugas terkait waktu seperti janji temu atau rapat.
Anda tidak perlu pengingat untuk tugas pekerjaan, karena Anda telah mendedikasikan waktu fokus dalam kalender Anda untuk mengatasinya.
Anda juga harus mengatur agar pengingat terjadi pada perangkat yang akan Anda gunakan saat peristiwa itu terjadi. Sebagai contoh:
Selalu pikirkan di mana Anda akan berada sebelum Anda harus menyelesaikan tugas, dan mengatur tingkatkan pengingat yang tepat pada perangkat dan aplikasi yang tepat.
Gunakan Sesi Kerja Terfokus Secara Efektif
Jadi, waktu fokus telah tiba. Apa sekarang?
Pastikan lingkungan Anda kondusif untuk fokus dan produktivitas. Tutup pintu kantor. Mainkan musik menenangkan favorit Anda. Duduklah di depan komputer Anda dan mulailah berfokus hanya pada tugas yang ada dan tidak ada yang lain.
Waktu fokus adalah waktu Anda untuk bersinar. Itu saat Anda akhirnya menyelesaikan sesuatu. Produktivitas utama Anda pada akhir hari sangat tergantung pada seberapa baik Anda dapat benar-benar fokus selama "waktu fokus" Anda.
Ingin meningkatkan produktivitas Anda? Gunakan aplikasi Pomodoro online untuk memastikan Anda beristirahat sebentar secara berkala. Ini akan membantu Anda tetap lebih segar dan fokus.
Ingat Untuk Berfokus Pada Gambar Besar
Setidaknya sebulan sekali, Anda harus meninjau kembali gambaran besar tujuan untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang Anda kerjakan selaras dengan sasaran hidup besar Anda.
Tidak yakin apa tujuan itu atau bagaimana memecahnya menjadi potongan-potongan kecil? Saya sangat merekomendasikan menggunakan aplikasi perencanaan tujuan seperti Sasaran gambar.
Ini adalah cara kreatif untuk memvisualisasikan tujuan hidup penting Anda di bagian dalam lingkaran. Bercabang di sekitar lingkaran itu adalah hal-hal yang perlu Anda capai untuk mencapai tujuan besar itu. Semakin jauh Anda melangkah, semakin kecil tujuannya. Lingkaran luar membentuk blok yang berisi tugas yang sedang Anda kerjakan.
Meninjau lingkaran tujuan Anda setiap bulan karena perubahan hidup Anda dapat membantu Anda menghapus hal-hal yang tidak lagi penting bagi Anda, dan menambahkan hal-hal baru ya.
Gunakan sasaran yang lebih besar ini untuk mengarahkan cara Anda mendeklarasikan dan memprioritaskan tugas yang telah Anda buat di daftar tugas.
Jika Goalscape tidak berfungsi untuk Anda, ada banyak aplikasi perencanaan tujuan lainnya yang dapat Anda pilih.
Jangan Terlalu Banyak Perencanaan Atau Pengaturan berlebihan
Kebanyakan yang penting, biarkan alat melakukan pekerjaan mereka. Anda seharusnya hanya menghabiskan sesi ulasan Anda untuk berorganisasi dan merencanakan, tetapi jangan terlalu memfokuskan waktu pada perencanaan dan tugas organisasi sehingga Anda tidak pernah menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya.
Inilah sebabnya mengapa menjadwalkan setiap hari, setiap minggu, dan sesi review bulanan adalah bagaimana menjadi lebih terorganisir. Ini adalah waktu yang ditujukan untuk mengelola rutinitas GTD Anda. Di luar itu, ini semua tentang ... menyelesaikan sesuatu.
Kiat apa yang Anda miliki tentang menyelesaikan sesuatu? Adakah yang belum kita bahas di sini? Beri tahu kami di komentar.