Dalam kehidupan profesional Anda, email mungkin merupakan salah satu sarana komunikasi terpenting. Anda melakukannya setiap hari dan jika Anda seperti saya, Anda tenggelam di dalamnya.
Tentu, Anda dapat mendedikasikan satu atau dua jam tertentu sehari khusus untuk mengelola email Anda. Tetapi jika Anda menghabiskan 10 menit atau lebih lama pada setiap balasan, email akan segera mengambil alih sepanjang hari Anda - dan mematikan notifikasi Gmail tidak akan menyelamatkan Anda.
Itulah mengapa belajar menulis email profesional yang mendapat balasan DAN tidak membutuhkan waktu lebih dari beberapa menit untuk menulis itu penting. Untungnya, hari ini Anda tidak harus menjadi penulis hebat atau guru produktivitas untuk mencapainya. Ini semua tentang menemukan strategi yang tepat dan seperangkat alat untuk mengikutinya.
Menyiapkan Template Email (Respons Kalengan)
Membuat templat email adalah cara terbaik untuk menghemat waktu bagi mereka yang sering mendapatkan pertanyaan atau komentar yang sama melalui e-mail. Luangkan satu hari untuk mengatur tanggapan kalengan dan Anda tidak perlu lagi menulis balasan yang sama sepuluh kali sehari. Baik Gmail dan Outlook memiliki fitur ini, yang akan membantu Anda menghemat waktu dan mengotomatiskan email Anda secara gratis.
Berikut ini cara menyiapkan template email profesional di Gmail hanya dengan beberapa klik:
Setelah masuk ke akun Anda, klik ikon roda gigi dan pilih Pengaturan.
Lalu pergi ke Lanjutandan klik Aktifkandi sebelah opsi Templat. Gulir ke bawah ke bagian bawah halaman untuk menyimpan perubahan.
Sekarang Anda dapat mulai mengerjakan templat email Anda sendiri. Ketikkan teks yang ingin Anda simpan ke email baru. Kemudian klik tiga titik vertikal di kanan bawah dan pilih Templatuntuk menyimpan konsep Anda sebagai templat.
Anda dapat membuat templat untuk respons yang berisi paragraf panjang dan juga balasan cepat 2-3 kalimat. Anda akan terkejut melihat berapa banyak waktu yang akan menyelamatkan Anda di masa depan.
Seandainya masalah Anda tidak menggunakan templat email tetapi membuatnya, coba coba Networking Emails. Ini adalah alat web dengan lusinan templat email yang dapat membantu Anda mengembangkan jaringan profesional Anda.
Dibuat oleh Resume Worded, Networking Emails adalah sumber yang bagus untuk mengoptimalkan komunikasi Anda. Beberapa contoh template yang mereka tawarkan termasuk perkenalan dingin / hangat, menindaklanjuti dengan non-responden, dan bahkan menulis catatan terima kasih.
Setiap templat juga dilengkapi dengan kiat dan saran bermanfaat yang dapat meningkatkan komunikasi Anda dengan penerima.
Anda dapat menggunakan tombol pencarian atau menelusuri daftar untuk menemukan email yang tepat. Maka yang tersisa untuk dilakukan adalah menyalin-tempelkannya ke kotak pesan Anda dan ubah beberapa detail.
Jika Anda seseorang yang menulis lebih dari 10 email sehari, penting untuk membuat beberapa di antaranya singkat dan manis. Jadi jika Anda sering berakhir dengan email yang terlalu panjang, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan alat penghitung kata untuk menghentikan diri Anda sendiri. Ekstensi Chrome Word Counter Plus dapat melakukan pekerjaan untuk Anda.
Sorot teks dalam email Anda dan dapatkan jumlah kata dan karakter yang Anda gunakan dalam satu klik. Kemudian Anda dapat melanjutkan untuk melanjutkan menulis email atau membungkusnya sebelum menjadi dua bagian.
